¿Su retail implementa herramientas POS Data? A continuación le presentamos algunas de las ventajas que este tipo de soluciones brindan para una gestión financiera y operativa a toda prueba, a partir de los datos de venta.

En la actualidad asistimos a esquemas de negocio en los cuales la Gestión de la Información ha tomado un rol determinante para alcanzar altos niveles de eficiencia financiera y logística; un estado lógico si se piensa en el acelerado desarrollo de las Tecnologías de la Información (TIC’s) que hace sólo 5 años apelaba a la recopilación y almacenamiento seguro de Data crítica de los negocios, como paso inicial para el uso inteligente de la misma.


En este escenario, el sector retail a nivel mundial ha sido pionero, y a nivel nacional,  el desafío de la Gestión de la Información es, también, un hecho. De ahí que el sector retail chileno atribuya cada vez más relevancia, no sólo a la compilación de Información de ventas e inventarios sino también, a la gestión de la misma a través de la utilización de poderosas herramientas de análisis de Big Data que les permitan gestionar –entre otros factores-   inventarios sanos en cada una de las tiendas que soportan su actividad comercial diaria.


A nivel de tendencias, el sector retail ha concluido la relevancia de la obtención y gestión de la  denominada “POS Data” (Point of Sale Data) o Información del Punto de Venta; información que – unida a la información de inventarios y armonizada consolida una única base de datos que permite a los diferentes equipos analizar información crítica hablando el mismo idioma. Esta valiosa información, permitirá finalmente generar acciones que aseguren una mejor performance comercial y logístico para el competitivo sector detallista.


Un buen barómetro para medir la relevancia de la POS Data es el prestigioso estudio  “Lessons from Latin America’s leading consumer-goods companies” publicado por la consultora internacional McKinsey & Company (2016); documento que –entre otros aspectos- establece que “ los fabricantes latinoamericanos que han logrado incrementar sus ventas por arriba del 7% respecto a sus similares —aún en las adversas condiciones económicas en las  que  se  encuentran  estos  países—  atribuyen estos resultados a un seguimiento estricto de su ejecución en punto de venta  en general, y en particular, a aspectos clave como mantener agotamientos y niveles de inventario al más bajo nivel (producto y tienda) y realizar análisis de precios con mayor frecuencia y con mayor detalle”, un diagnóstico interesante para el fenómeno POS Data.

 

¿QUÉ ES EL POS DATA?


Específicamente,  la sigla POS Data hace referencia a los datos de sell out o venta efectiva a nivel integral, capturados y gestionados a partir de software  especialmente diseñados para estos efectos. Así, los retailers que han implementado este tipo de herramientas  son capaces de registrar  cada transacción realizada de cada artículo vendido en cada una de sus tiendas.


A este registro por pieza, precio de venta, fecha, tienda y producto se le conoce como POS Data y, adicionalmente, se puede sumar  la información de pedidos e inventarios o bien, tomarse como una fuente de información adicional, como se ha establecido. No obstante, para efectos prácticos, a nivel general ambos tipos de información  (ventas e inventario) se le denomina  POS Data.


Si se retoma la premisa de la Información como una herramienta determinante para la toma de decisiones, los expertos coinciden en que el detalle de las transacciones de venta es información que cualquier retailer que se considere serio debe tener en sus manos, no sólo como una mera herramienta contable, sino también como una compendio a partir del cual se puedan realizar análisis certeros  y definir estrategias  eficientes a nivel financiero y operativo. Para muchos, la POS Data es una de las muchas fuentes de información en las que se basa la analítica de retail.

 

EL PORQUÉ DE LAS  HERRAMIENTAS POS


Disponer de un software POS en el sector retail supone adaptarse a los cambios que exige el nuevo escenario comercial que transitamos, en el cual el consumidor es protagonista y la colaboración con los proveedores es una lógica para eficientar costos. De ahí que, en su mayoría, estas herramientas tecnológicas segmenten la información referida a estos dos actores, sin perjuicio de que puedan incorporar a otros actores del proceso comercial y logístico.


Considerando lo expuesto, la Guía de First Data, “Terminals and POS Solutions” propone diversas  ventajas que pueden obtener aquellos retailers que implementan estas soluciones, entre las cuales destacan:


Mejora la rentabilidad: A partir de estas herramientas los retailers tienen la posibilidad de registrar las características y el comportamiento de cada consumidor, lo que –entre otras cosas- les permite ajustar el proceso de distribución (compra-venta) a las demandas del mercado para incrementar la fidelización del cliente y su grado de satisfacción. Además, con un software POS, puedes registrar, al mínimo detalle, los datos más relevantes de cada proveedor y realizar análisis periódicos para mejorar la rentabilidad, la calidad y el marketing de sus tiendas. Esto te otorga el poder de influir en los proveedores. Calculando sus necesidades de compra, mejorando el nivel de eficiencia, de gestión y de control de inventario del punto de venta.


Mejor Control de las ventas: Un software POS es, por definición, ágil, flexible, rápido y evita los tiempos de espera porque muestra la información de una forma dinámica, interactiva y atendiendo a los criterios que el implementador especifique en el momento que la necesita. A partir de esta característica, el retailer puede contar con informes detallados a nivel semanal, mensual  o trimestral e incluso estrechar el margen a días y horas. La visibilidad respecto a cómo se comporta un producto  en el punto de ventas es un factor determinante en la toma de decisiones de carácter operativo, a corto plazo.


A nivel interno, esta característica permite a los retailers llevar un monitoreo preciso de cada actividad realizada en cada una de sus tiendas – a nivel  micro- y en el negocio –a nivel macro-, entre las que se cuentan, por ejemplo: el recuento de ventas de cada empleado o el  seguimiento de compras por clientes, entre otras funciones.  Esta información le permite al retail  valorar si una nueva táctica de venta está funcionando o si un empleado ha tenido un bajo rendimiento en un determinado día, al mismo tiempo, con esta información a la mano se puede abordar cualquier problema y,  potencialmente, aumentar las ventas al final del día.


Oportunidades de negocio: Otra de las características apreciadas de las soluciones de POS Data tienen relación con la posibilidad de acceder en tiempo real (a través de la terminal POS) a la información del cliente desde otros puntos remotos; al tiempo que ofrece la posibilidad de obtener informes de control de stock, ventas e inventario, entre otros. Estos datos facilitan la toma de decisiones importantes de forma rápida relacionadas con las preferencias de los compradores y, por lo tanto, el retail es capaz de ofrecer un servicio personalizado al cliente para aumentar su grado de fidelización y mejorar sus oportunidades en el mercado.


Gestión de stock: A nivel operativo, la implementación de software POS facilitan al retail  las tareas de organización, registro, análisis y restricción de la información, al tiempo que permite controlar y rentabilizar la gestión de su tiempo reduciendo los niveles de estrés y ansiedad. En un ejemplo práctico, tenemos que a partir de estas herramientas el retail puede saber si un cliente realiza una devolución en otra de tus tiendas. Esto genera transacciones más rápidas y clientes más satisfechos. Por cierto, la posibilidad de realizar seguimiento del inventario de una o varias tiendas en tiempo real, es otra de las ventajas que ofrecen este tipo de software; sin tener que esperar que los números se actualicen cada hora o cada día, tal y como ocurre en la mayoría de los sistemas tradicionales. A partir de esta cualidad, el retail es capaz de ver qué artículos están disponibles, en proceso o en orden y decidir de forma rápida cuántos artículos necesita pedir. Como ventaja adicional, existen softwares POS capaces de generar automáticamente los pedidos, dado que el inventario se actualiza en tiempo real.


Según lo especificado en la Guía de First Data, otra de las ventajas de las herramientas POS tiene  relación con el cruce de datos internos entre las tiendas de una misma cadena retail, para, por ejemplo comprobando el stock y ver si un artículo está disponible en otra tienda en el caso que lo haya pedido un cliente y esté agotado en la tienda donde se encuentre.

 

IMPLEMENTAR CONSIDERANDO LAS VENTAJAS


Si bien las ventajas de las herramientas POS Data son múltiples, es importante que al momento de tomar la decisión respecto de la adquisición de un software en particular, los expertos coinciden en la necesidad de realizar –en la etapa previa- un análisis acerca de las razones que movilizan dicha inversión. así, no sólo es importante conocer en detalle cuáles son las ventajas que estas soluciones ofrecen y las soluciones de analítica y gestión que  presentan, sino también, tener claras las necesidades en materia de gestión de la información (debilidades y fortalezas) y los objetivos trazados para alcanzar un mejor desempeño  financiero y operativo en el mercado.


Otros aspectos a analizar a la hora de implementar un software POS Data tiene que ver con el nivel de costumización de la herramienta; sin perder de vista que éstas pueden ser desarrolladas para sectores específicos y empresas de diferentes tamaños. La oferta del mercado es amplia, por lo cual es relevante tomarse el tiempo necesario para comparar entre los diferentes softwares de POS y encontrar la mejor solución para su negocio.


Bajo esta mirada, es válido preguntarse ¿cuáles son los reportes más importantes que debe prestar atención a la hora de escoger el software POS adecuado para su retail? En este punto, los Informes de Ventas son reportes esenciales, ya que  permiten visualizar qué productos son los más vendidos, qué horas del día / semana / año son las más productivas para el negocio y qué artículos tienen menos salida para eliminarlos de las estanterías de sus tiendas o de los inventarios.


Si las ventas son importantes – a nivel de dato- los Informes de Pago, son igual de relevantes, ya que a partir de ellos se determina cuánto dinero se gana y cuánto se pierde. Los informes de pago POS, básicamente, ayudan a controlar el flujo de caja, los pagos con tarjeta de crédito y las ineficiencias que afectan a su rentabilidad. Así, utilizando la información de los informes de pagos, puedes prevenir cualquier robo o errores en la facturación de artículos, determinar cómo tus clientes prefieren pagar y calcular cuántas ventas se rebajan o se venden a precio completo.


A nivel interno, los Informes de Empleados es otra medición que una herramienta POS debe poner a disposición de los retailers.  A partir de este tipio de informes, se puede realizar un seguimiento efectivo a los  empleados y supervisar su desempeño. En este punto, un software POS debería mostrar informes de los empleados en su punto de venta, incluyendo variables como la rentabilidad o productividad.


Finalmente,  a nivel operativo los Informes de Inventario es otra de las mediciones que la mayoría de software POS incluyen. Estos elementos de gestión de inventario permiten controlar y alinear el volumen de existencias online, por ejemplo,  con el volumen de ventas físicas de un retail. En este punto, estas herramientas deben ser  capaces de generar reportes que muestren las cantidades de inventario, los valores de inventario y los factores por los que un determinado artículo se está agotando.


Tomando estas consideraciones y las oportunidades que los sistemas POS Data otorgan a los retailers actuales, la opción de implementar estas herramientas tecnológicas son hoy más que nunca una gran opción para su negocio.

Modificado por última vez en Jueves, 01 Febrero 2018
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