A la hora de gestionar una cadena de suministro, uno de los principales objetivos que se deben alcanzar es la agilización de todos los procesos claves en las diversas áreas de gestión. En el área de aprovisionamiento y, específicamente en la Función de Compras, una de las herramientas que viene a apoyar el logro de este objetivo es e-Procurement, solución que es mucho más que una moda pasajera.


Las reglas del juego han cambiado. El fenómeno Internet y todos los desarrollos tecnológicos que acontecen a cada minuto han consolidado al comercio electrónico, desplazando a los tradicionales canales de compra/venta e impulsando la realización de negocios a través de la red. Ello ha llevado a la reconfiguración de las cadenas de valor de las empresas, obligándolas a redefinir su planificación estratégica y a implementar herramientas tecnológicas que aporten a la gestión de dicha planificación.


Si consideramos el impacto de Internet desde la óptica de la administración empresarial tenemos que, en la actualidad, las empresas pueden desenvolverse en dos dimensiones: una física o tradicional y otra virtual o electrónica. Todo indica que en el corto plazo, esta última dimensión tomará mayor protagonismo, lo que a su vez implica la transformación de los procesos clave de un negocio, a partir de la aplicación de tecnologías relativas a Internet, un fenómeno que muchos conocen como e-Business.


DE LOS PROCESOS CLAVES


Al relacionar esta trasformación al despliegue de los procesos logísticos al interior de las compañías, es válido afirmar que en la actualidad no existe una operación logística que de alguna u otra forma no integre tecnologías o herramientas relacionadas al espacio global, denominado Internet. De hecho, es tal el impacto que “La Red” tiene en la actividad logística que tempranamente se acuñó el término e-Logistics para definir la “implementación de las tecnologías de información y comunicación en los procesos logísticos tradicionales”.


Ahora bien, si se considera que el objetivo intrínseco de la actividad logística no es otro más que “la optimización de la cadena de suministro a partir de la gestión eficiente de los recursos y del conjunto de actividades integradas que tienen como objetivo la satisfacción de la necesidad del cliente de forma eficaz y eficiente”; resulta relevante establecer que para cumplir este objetivo –en la actualidad- es imposible restarse al fenómeno de Internet y a las herramientas relacionadas a las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).


Con este panorama en ciernes, tenemos que las tres grandes áreas de gestión que integran la actividad logística: El aprovisionamiento, la producción y la distribución; deben seguir el mismo patrón.


EL APROVISIONAMIENTO, LA NUEVA FRONTERA ‘E’


Siempre en torno a la transformación digital que hoy por hoy viven los procesos claves de la actividad logística, tenemos que unas de las áreas de gestión con mayor integración de las herramientas TIC es la de aprovisionamiento, debido a su complejidad y a su determinante efecto en la performance de las subsecuentes áreas.


Específicamente, la gestión de aprovisionamiento contempla dos núcleos de acción: la gestión de stocks de materias primas y componentes adquiridos y la gestión de compras, siendo esta última la que representa más del 60% de los ingresos de una empresa, según cifras del Instituto Latinoamericano de Comercio Electrónico. Considerando dicha cifra, una correcta y profesional gestión de las compras puede mejorar hasta en un 50% el margen de una compañía. Por esto la función de compras adquiere una importancia estratégica, tanto por los volúmenes manejados como por su impacto en el resultado.


Ahora bien, considerando el escenario económico globalizado y virtual, surgen diversas interrogantes relacionadas a la implementación de herramientas tecnológicas y su impacto positivo en el proceso de compras. ¿Qué herramientas tecnológicas facilitan la gestión de compras de mi empresa? ¿Cómo funcionan? ¿Qué impacto tienen en mi organización y en la relación con mis proveedores? Interrogantes que intentaremos dilucidar.


E-PROCUREMENT Y LA FUNCIÓN DE COMPRAS


Básicamente, los retos logísticos que enfrenta el área de aprovisionamiento en la Función de Compras pasan por la reducción de niveles de stocks, por mejorar el servicio, por evitar incidencias en la comunicación con los proveedores, por reducir niveles intermedios de manipulación, almacenamiento y transporte, por optimizar el uso de transportes, por reducir tiempos de espera en recepción, por mejorar la planificación del reaprovisionamiento y por disminuir los costos administrativos de la gestión y mejorar los flujos de información, entre otros. Como se aprecia, la gestión de este proceso es muy compleja.


Pues bien, según los entendidos la herramienta denominada e-Procurement, integra diversas soluciones para la consecución de muchos de esos retos, sin embargo, el nivel de eficacia y eficiencia dependerá también de otra serie de herramientas o sistemas relacionados con la mejora de la cadena de suministros tales como: el e-Fulfillment, el e-Payment o el e-Marketplace. Teniendo en cuenta los anteriores términos, se puede decir que implementar el e-Procurement en una empresa supone: automatizar y agilizar las compras, automatizar y agilizar los pagos (e-Payment) a proveedores, realizarlo a través de un e-Marketplace y apoyados en el e-Fulfillment.


Pero ¿Qué es el e-Procurement? Y ¿Por qué las empresas deben integrar esta herramienta a la función de compras?, veamos… Según una definición ofrecida por EAE Business School, “se entiende por e-Procurement a una tecnología que, de manera automática, pone en relación a clientes y proveedores para poder gestionar las compras, los pagos, el suministro y todas aquellas transacciones que se realizan a lo largo de toda la cadena de suministro, eso sí, empleando siempre Internet como medio”.


Así, gracias al e-Procurement tanto proveedores como clientes pueden acceder a toda la información, en tiempo real, pudiendo saber en todo momento qué es lo que precisan y cómo se desarrolla todo el proceso de Compras.


Las oportunidades de mejora que ofrece la integración de las soluciones de e-Procurement a la función de Compras son tan amplias que –en opinión de los expertos- esta tecnología es un punto de inflexión para el mundo de la Supply Chain, ya que simplifica todos los procesos de gestión de stock e inventarios, algo que se transforma en una reducción de tiempos y, por ende, de costos, pudiendo así ser más competitivos en el mercado, ofreciendo un mejor servicio.


En opinión de Daniel Vargas, Director HUB Supply Chain Management KPMG, la implementación de las herramientas de e-Procurement, está lejos de ser una moda”, tornándose en un requisito fundamental para el área de aprovisionamiento. No obstante, el analista infirió que la “automatización” de la función de compras ha sido constante en el tiempo –siendo la última frontera las herramientas e e-Procurement tal cual las cocemos hoy en día.


“Si hacemos historia, las herramientas de apoyo a la función de compras han estado desde la misma aparición de la función de Abastecimiento en las compañías. (…) Entre las más destacadas, se encuentran las hojas de cálculo que a pesar del tiempo, aún perduran como herramienta por excelencia: VisiCalc al finalizar los 70´s, Lotus 1-2-3 al iniciar los 80´s y Excel desde 1985. Desafortunadamente hemos caído en el error de tratar de convertir estás hojas de cálculo en una solución “todo en uno” de las áreas de abastecimiento y compras. Por ejemplo, Excel es la herramienta usada como base de datos de inscripción de proveedores, para la evaluación de proveedores, para el registro de compras, para cálculo de ahorros, para documentar los archivos asociados a un RFP , para hacer cuadros comparativos, administrar inventarios, controlar la facturación, monitorear las entregas de proveedores, controlar las solicitudes de compra pendientes de atender, controlar órdenes de compra que no han tenido despacho del proveedor, entre otras muchas funciones. Pero a pesar de la inmensa versatilidad que puede tener una hoja de cálculo, dudo que quien las haya diseñado estuviera pensando que serían la solución de e-Procurement para las empresas del mundo y el mercado exigente en el cual nos encontramos inmersos en la actualidad”


“Hoy en día el reto que se afronta es mucho mayor”, explicó Vargas. Y es que las añosas hojas de cálculo no logran integrar y administrar el caudal de información que proviene de los diversos sistemas que interactúan en el proceso de la Supply Chain, tales como los sistemas de planeación de materiales (MRP), sistemas de almacenamiento (WMS), sistemas de planeación de demanda (S&OP) y de los proveedores, por sólo mencionar algunos.


“Múltiples herramientas de “inteligencia de negocios” han sido adoptadas por las compañías como solución para el tratamiento de los datos y poder generar reportes e información de valor, sin embargo, no están dirigidos a apoyar los procesos de la función de compras y contratación. Es por ello que existen hoy en día múltiples alternativas de herramientas de e-procurement, diseñadas con el único fin de apoyar las áreas de compras en su gestión y su implementación. Es una necesidad”, sostuvo Vargas.


LAS VENTAJAS DE IMPLEMENTAR


Considerando que la implementación del e-Procurement es tendencia, es importante establecer cuáles son los beneficios de integrar esta herramienta a la Función de Compras. Según Vargas, una de las ventajas se visualiza en la relación con los proveedores. “Por ejemplo, estas herramientas permiten habilitar la inscripción de proveedores en línea y que se permita cargar su documentación en la nube, esto ya es una obligación en un mundo globalizado. La herramienta apoya no solo el repositorio de información, sino la generación de alertas para compradores y proveedores para actualización de información mandatoria que está a punto de expirar”.


Otro aspecto relevante tiene relación con el manejo de procesos licitatorios en línea. “Estas herramientas brindan mayor transparencia al proceso, ya que los requisitos y los términos son claros. También aporta facilidad en la entrega de respuestas respecto al proceso licitatorio a los postulantes desde cualquier lugar y a cualquier hora y las comunicaciones entre proveedores y compradores se puedan hacer sobre la misma herramienta sin derecho a suspicacias y con acceso a cualquier auditoría en el futuro”, explicó Vargas.


Otra ventaja que brinda el e-Procurement es la oportunidad de generar subastas en línea, manejar catálogos de materiales donde los usuarios puedan visualizar las descripciones y hacer su solicitud sin tener que pasar por unos procesos extensos de compras (pues ya está negociado con anterioridad). A la vez, tampoco es moda que podamos administrar contratos y habilitar a proveedores, compradores, abogados (o cualquiera que lo requiera) para hacer comentarios a proformas de contratos y tener un repositorio de cláusulas a las cuales acceder para construir un contrato en línea o tener aprobaciones de todos los involucrados y el control de su ejecución”, explicó el analista de KPMG.


Al mismo tiempo, las herramientas de e-Procurement son consideradas por los directivos de empresas de clase mundial como una de las que proporcionan un Retorno de Inversión (ROI) superior a otros proyectos de tecnologías de información y genera una significativa reducción de costos en un periodo de tiempo corto después de su implementación. En esta línea, la reducción de costos es consecuencia de los siguientes factores: la Disminución en los niveles de inventario; Requisición de materia prima en base a necesidades reales de cliente; Eliminación de excesos; Cumplimiento de los planes de producción y la Reducción de gastos originados por transportación área del material.


Todo lo anterior se logra al mejorar la comunicación entre proveedor y cliente, utilizando el internet para mostrar de una manera gráfica, fácil de entender y en tiempo real el estatus de inventario para cada uno de los números de parte, la proyección de requerimientos, los niveles mínimos y máximos de inventario establecidos por el cliente entre otras variables que permiten reducir costos en base a un mejor manejo de inventarios.


Con lo expuesto, sólo queda analizar si su compañía y su cadena de suministro están preparadas para implementar este tipo de herramientas, y cuáles serán sus efectos de cara al futuro.

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