La preparación de pedidos es una etapa crítica del transporte y la logística. Según diversos estudios, la preparación de pedidos puede llegar a suponer hasta el 65% de los gastos totales del almacén. Hoy, los diferentes factores disruptores de la cadena de suministro han generado que esta etapa se resienta y requiera, en muchos casos, un rediseño. Pero, ¿cómo afrontar este desafío?

 

En la búsqueda de eficiencias en la cadena de suministro, específicamente en lo referido a la operación al interior de los Centros de Distribución, el proceso de preparación de pedidos es uno de los más desafiantes y uno de los que todavía presenta un mayor potencial de mejora, considerando que muchas empresas configuran el proceso de picking de forma manual, con intensiva mano de obra y un bajo nivel de tecnologización; pudiendo integrar tecnologías y mejorar los procesos para obtener mayores eficiencias.


¿Qué tecnologías me permitirán obtener mayores niveles de eficiencia en la preparación de pedidos? ¿Cuál es el nivel de cambio operativo que requiero para ser eficiente en esta tarea? o ¿Cómo afrontar el proceso de cambio junto a mis colaboradores? Son sólo algunas de las interrogantes que las compañías deben responder a la hora de rediseñar el proceso de picking y preparación de pedidos; interrogantes que deben ser resueltas, con anticipación, previo a iniciar cualquier aventura.

 

Según diversos estudios, la preparación de pedidos puede llegar a suponer hasta el 65% de los gastos totales del almacén. Por eso, las empresas que se han abocado a repensar este eslabón crítico de la cadena de suministro. Se trata, además, de una necesidad creciente. La preparación de pedidos está ganando importancia por el aumento de referencias en los catálogos de las empresas, por la reducción de stocks -lo que provoca más envíos y, por tanto, más manipulación- y por la disminución en el tamaño de los envíos -que repercute en más labores de picking y menos envíos de pallets completos monoreferencia-, fomentado por el auge del e -Commerce.

 

Así, el panorama logístico actual, afectado por factores como el mayor nivel de exigencia de parte de los consumidores y la irrupción del e-Commerce, ha venido a cambiar la operativa de los Centros de Distribución que han pasado de manejar unidades grandes a atender sub empaques y piezas sueltas; haciendo del proceso de picking y preparación de pedidos; procesos altamente complejos y de mayor protagonismo para la cadena de suministro.

 

REDISEÑO DE LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS


Si hemos de afrontar el rediseño de la función de preparación de pedidos, es importante dar una mirada retrospectiva a esta función. Así, tenemos que la mayoría de los Centros de Distribución de las empresas construidos en las décadas pasadas fueron concebidos y diseñados para manejar unidades de empaque y de almacenamiento uniformes y no se adecuaron para descomponer la unidad de empaque de recibo hacia una unidad de empaque de despacho.


Como se ha expresado, hoy se evidencia un cambio en el modelo, siendo una realidad cada vez más frecuente –en la operación de los Centros de Distribución modernos- no es sólo almacenar mercancías sino transformar las unidades de manejo de unidades de embalaje mayores a unidades menores, de acuerdo con lo que los clientes estén solicitando.


Esta es la razón por la que cada vez se encuentran más y más empresas rediseñando sus operaciones de picking, ajustándolas a esta nueva realidad de mercado. Lo anterior, implica diversos retos, entre los que se cuentan: Adecuar una infraestructura física y los procesos de un centro de distribución hacia una nueva vocación de mayor velocidad de producto; adaptando el layout, el proceso y las herramientas tecnológicas para ser más rápidos y exactos.


En lo relativo al diseño del layout y su impacto en la eficiencia del proceso de preparación de pedidos, por ejemplo, los expertos indican que deben considerarse diversos objetivos, tales como: Aprovechar al máximo el espacio disponible, reducir en lo posible la inversión en suelo (pensar en altura, calcular cuánta mercancía y espacio vamos a necesitar, incluyendo el posible crecimiento de la compañía y de los clientes, además de la estacionalidad), asegurarse de que haya suficiente espacio para la movilidad de las personas y de la maquinaria y reservar sitios para las diferentes actividades (consolidación, descarga, etc.)


En este apartado, considerar el tipo de racks también es fundamental. Así, la elección se definirá por el tipo de mercancías que se almacenen, de sus dimensiones y del número de referencias que se maneje. Otros aspectos a considerar es el parámetro de trabajo (FIFO o LIFO).


Otro aspecto fundamental a considerar en torno al rediseño de la función de preparación de pedidos tiene relación con la racionalización de las rutas de picking. Los sistemas más modernos de almacén crean rutas que minimizan la distancia recorrida. Lo ideal es empezar por el lugar cercano a la ubicación de partida de los operarios de almacén, evitar las marchas atrás y acabar cerca de la zona de destino de la mercancía (habitualmente las áreas de consolidación y/o expedición).


Siempre en torno a los factores a considerar en el rediseño de la etapa de preparación de pedidos, la Precisión también cobra relevancia. Este factor nos sólo se analiza como un fin (lograr pedidos exactos) sino como una herramienta, toda vez que para lograr un proceso de preparación de pedidos exacto, necesitaremos precisión en la información que les llega a los operarios para efectuar las maniobras de recogida, así como en la información y las fichas sobre los productos que tenemos almacenados. La precisión del stock también es clave. Es decir, que lo que el sistema de gestión digital indica que hay en el CD coincida con lo que hay físicamente. Para saber cuál es nuestro nivel de precisión en estas materias, es relevante efectuar chequeos aleatorios, además de registrar todos los desajustes que se vayan detectando en el día a día.


Finalmente, otro aspecto a considerar en el rediseño de la preparación de pedidos sería vigilar los costos. Y es que durante la preparación de pedidos hay muchos puntos donde se pueden generar ahorros, entre los que se cuentan: La ubicación de la mercancía, colocación del sobrante una vez realizado el pedido, tramitación del pedido, labores de embalaje necesarias, etiquetado, pesaje, medición, desplazamientos, enrutado, entre otros.


Si se quiere aprovechar todas estas oportunidades de ser más eficiente, el primer paso va a ser medir el tiempo que tarda cada una de estas tareas y observar cuales son los errores más recurrentes.


No obstante, es importante visualizar que en este proceso de observación empírica del proceso no siempre los errores se deben a falta de meticulosidad, sino también a la falta de recursos. En este punto, la implementación de tecnologías puede representar una verdadera respuesta a esas ineficiencias. No se trata de sólo solucionar las cosas que se estén haciendo mal, sino de hacerlas mejor.

 

DE LA IMPLEMNETACIÓN Y LA GESTIÓN DEL CAMBIO

 

Por cierto, la implementación de tecnologías es un factor decisivo a la hora de rediseñar las operaciones de preparación de pedidos, de hecho, las herramientas tecnológicas pueden llegar a marcar una gran diferencia en muchos casos, no obstante, dichas implementaciones deben ser evaluadas concienzudamente por los compañías, a partir de una mirada integral que tome en cuenta aspectos como el proceso de ingreso de mercancías al CD, su almacenamiento y las condiciones de despacho que son requeridas por los clientes.


Muchas compañías apoyan sus procesos de preparación de pedidos en tecnologías de captura de datos y en sistemas WMS; otras implementan modernos sistemas de picking por voz, por luz, sorters e incluso las denominadas tecnologías de realidad aumentada, el último grito de la moda en materia de picking. No obstante, este tipo de implementaciones por sí mismas no implican la obtención de mayor eficiencia en el proceso de preparación de pedidos e incluso, una deficiente implementación puede generar mayores atascos en esta función.


Considerando lo anterior, siempre será necesario optimizar el proceso a partir de una mirada integral; una tarea en la cual acompañar a los operarios en la gestión del cambio es determinante, considerando que son ellos los que ejecutarán estas tareas a partir del uso de las herramientas tecnológicas. Si no se tiene en cuenta la gestión del cambio en este nuevo proceso la implementación tecnológica sin dudas se convertirá un problema en vez de una solución.


Cuando se habla de la tendencia a incorporar tecnologías a la función de picking, casi siempre se da por sentado que todas las compañías deben transitar este camino de forma inexorable, dejando de manifiesto que “tarde o temprano” el actor en cuestión deberá ponerse a tono de los tiempos para no quedar rezagado o, simplemente, quedar fuera del juego. Pues bien, aunque parezca alarmista, nunca como hoy, considerar las tendencias del mercado en materia estratégica, comercial, tecnológica o laboral es un factor determinante para “seguir en el juego”; pero, aventurarse sin una evaluación consiente, que integre a implementadores y operarios es una apuesta perdida.


Considerando lo expuesto, para los expertos el cambio de paradigma en la operativa de los Centros de Distribución es inaplazable; evolucionando desde el “Push” desde el recibo al “pull” desde el picking y despacho. Así, el cambio de vocación del Centro de Distribución exige cambios de layout y del proceso, pero sobre todo de la visión administrativa donde se entiende que un CD ya no es el lugar donde reposan las mercancías, sino un centro de transferencia de productos de alta velocidad y precisión y en este contexto, el rediseño de la función de preparación de pedidos también se vuelve inminente.

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