Distribución

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Como forma de dar a conocer los alcances y pormenores de su nuevo modelo de distribución directa, la Central Nacional de Abastecimientos (Cenabast) junto con Revista Logistec reunió a los más importantes ejecutivos de laboratorios y Operadores Logísticos, quienes aprovecharon la instancia para estrechar sus vínculos comerciales y conocer los distintos requerimientos del mercado.

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Todos sabemos que estamos ante un negocio de un clima difícil. Con muchas empresas saliendo de un periodo de otoño y vacaciones menos que perfecto, existe una urgente necesidad de aumentar la productividad y reducir los costos, sin tener que realizar grandes incrementos de capital para hacerlo.

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Hace un par de ediciones, revista LGT planteó la problemática logística en la que la Central Nacional de Abastecimiento, CENABAST, se encontraba; planteando posibles soluciones para eficientizar una serie de procesos que hasta ese minuto no estaban siendo del todo efectivos para la institución. Hoy de manera exclusiva su Director Valentín Diaz, nos cuenta cuáles han sido los avances de la organización y nos habla del nuevo modelo que CENABAST está llevando a cabo para mejorar sustancialmente estos procesos.

 

Primero que todo nos gustaría contextualizar y saber en qué escenario se encontraba la CENABAST al momento de su nombramiento como Director.

 

Al asumir como Director de la CENABAST, el 1° de junio de 2011 encontré una institución que presentaba un complejo escenario, donde se podía observar un diagnóstico bastante desalentador, con un tratamiento y receta que debían ser aplicados de forma urgente. Pero hasta ese momento no se habían adoptado las medidas necesarias. Todos coincidían en que la CENABAST debía modernizarse. Sin embargo, pasaban los años y se hacía muy poco.

 

¿Hasta que llegó el momento de actuar?

 

Por supuesto y estamos en ese proceso. La CENABAST está reinventándose y con más ganas que nunca, se fortalece y crece en lo que sabe hacer bien: que es obtener la mejor relación calidad/precio en la compra de fármacos y dispositivos médicos para todos los pacientes de la Red Asistencial de Salud, es decir, consultorios y hospitales de Chile.

 

Esto es un gran desafío...

 

Sin duda el desafío no es menor. Los desafíos planteados por el Ministro de Salud a nuestra institución apuntan a fortalecer su rol, aumentando su participación en la intermediación de compras públicas para la red. Tenemos como respaldo la alta valoración del rol que debe cumplir CENABAST ante la sociedad, el compromiso de lograrlo, el apoyo para hacerlo y el entusiasmo de nuestros funcionarios, quienes están dedicando cada minuto de la jornada, a poner en acción el tratamiento que revitalizará a esta entidad largamente postergada.

 

Entonces entremos en materia ¿Cuál sería esta nueva receta de la que habla CENABAST?

 

Son tres hitos los que marcan la gran diferencia en este nuevo modelo

 

- Término de la facturación

- Distribución Directa

- Término del almacenaje

 

Estamos mejorando nuestro proceso de compras. Durante los meses de octubre y noviembre de 2011, se levantaron licitaciones para un total de 705 fármacos, modificando el modelo de licitación individual de productos por el de “familias de productos” lo que agilizó notoriamente el proceso. Sin embargo, este modelo no se ha adoptado definitivamente y se siguen buscando mecanismos y modelos que habiendo sido probados en otros países e instituciones, nos permitan perfeccionar aún más nuestro modelo de compras.

 

El segundo y tercer ítem apunta a la modernización del proceso de logística y abastecimiento a nuestros clientes, donde los proveedores efectuarán la entrega de los fármacos y dispositivos médicos directamente a hospitales y consultorios. Serán los proveedores los que se responsabilizarán en adelante de los costos de transportes y CENABAST, al no almacenar más, evitará incurrir en los costos asociados al bodegaje y a los vencimientos, como así también los costos fijos y los relacionados al stock inmovilizado, las pérdidas y las mermas que han sido históricamente muy altas. También se implementa en este nuevo modelo la “facturación directa” entre cliente y proveedor, quitando a CENABAST de flujo de pago, agilizando así este proceso y terminando definitivamente con el endeudamiento crónico de nuestra institución con los proveedores.

 

¿Podemos hablar en números?

 

Por supuesto, estamos hablando de 27 mil millones de pesos que la CENABAST logró disminuir de la deuda con sus proveedores entre febrero del 2011 y el mismo mes del presente año. Hace un año se debía 90 mil 960 millones hoy se ha reducido a 63 mil 704 millones de pesos, que significa, la rebaja de un 30% en el total de la deuda que queda por saldar.

 

Para que todo esto se logre, como usted mencionó, se necesita un gran equipo trabajando en conjunto. Háblenos de este equipo que integrará el gran cambio...

 

En primer lugar, tenemos a todo nuestro equipo de funcionarios trabajando para que este nuevo modelo se implemente de manera óptima. Además contamos con distintos equipos interdisciplinarios que nos ayudan a que esta labor sea llevada a cabo de la mejor manera y eficientemente. Ya estamos contando con distintas empresas que nos proporcionan la mantención de la RED, la planificación estratégica, más el apoyo técnico para el mejoramiento de SAP y la implementación de un sistema de flujo de trabajo que nos permitirá entre otras cosas, acercar personas y máquinas, con el objetivo de reducir los leadtime de los procesos. Al mismo tiempo estamos implementando la herramienta informática Business Inteligence (B.I) que nos entregará datos consolidados, de distintas fuentes para apoyar la toma de decisiones, todo bajo un contexto de un Sistema de Monitoreo y Control de Gestión.

 

¿El gobierno ha impulsado una política de transparencia importante, qué está haciendo la CENABAST con respecto a esto?

 

Para nosotros este es uno de los puntos más relevantes y por supuesto que estamos haciendo bastante al respecto, trabajando en distintas auditorias a cargo de la empresa Ernst & Young que concluyó en la existencia de variadas inconsistencias en las cifras de los estados financieros a Mayo del año 2011 y que se arrastraban desde el año 2003. Asimismo, se detectaron diferencias de inventario en las existencias de las bodegas, respecto a las registradas en el módulo logístico de SAP. Un tema importante que destacar, lo constituye el “inventario Virtual” el cual refleja existencias sin movimiento. Sin embargo, ante todas estas situaciones se han implementado las medidas correspondientes a regularizarlas.

 

La misma situación se está realizando con el sistema de Control Interno, haciendo una revisión de los procesos de compras, ventas, módulo contable y seguridad de la información. Y por último se ha dispuesto efectuar una licitación Pública, para la ejecución de una Auditoria a los Estados Financieros del presente 2012, esencialmente, para los resultados del primer semestre y del segundo semestre, siendo esta auditoria de carácter permanente.

 

¿Tenemos entendido que están trabajando también con la academia para el diseño estratégico del nuevo modelo? háblenos de que se trata.

 

Así es, estamos trabajando en conjunto con el Centro de Sistemas Públicos de la Universidad de Chile, ellos han hecho un levantamiento de procesos a todas las áreas de CENABAST, emitiendo dos informes, el primero, describe las actividades de los departamentos, la estructura organizacional y establece conclusiones preliminares respecto al “Nuevo Modelo de Compras Distribución Directa y Facturación”. El segundo documento, efectúa el análisis profundo del marco conceptual de venta de fármacos e insumos clínicos; incorpora un análisis de las estadísticas de ventas y compras: realiza el análisis de procesos; ejecuta un estudio a las tecnologías de la información, para finalmente, configurar el tema de RRHH que fue abordado con encuestas a nuestros funcionarios.

 

En Conclusión, después de todo esto, CENABAST estará ya para el 2013 en adelante, funcionando de mejor manera?

 

Para el 2013 la CENABAST estará en condiciones de satisfacer el 100% de la demanda de fármacos y dispositivos médicos de la atención primaria en salud, porcentaje que hoy bordea sólo el 50%, al tiempo que cubriremos sobre el 50% de la demanda de hospitales y Servicios de Salud.

 

Para esto, el nuevo modelo de gestión será el motor fundamental, estamos siendo muy rigurosos y comprometidos con este nuevo sistema por lo tanto será, sin duda, un éxito y como mencioné anteriormente, estamos trabajando para que así sea.

 

CUADRO

BUENAS PRÁCTICAS

Dentro del marco de su labor informativa para el buen funcionamiento del nuevo modelo la CENABAST, reunió el día 14 de marzo pasado, a más de 40 proveedores para anunciar cuáles serían los lineamientos del nuevo modelo, enumerando una serie de buenas prácticas, señalando así los puntos más relevantes a considerar:

Calendario Mensual de Entregas, Calendario de Recepción, Solicitud de Agendamiento, Específicaciones de Productos, Obligaciones del proveedor, Asignación de hora, Recepción, Entrega de Documentos, Descarga, Revisión de Productos, Recepción de Documentos, Destino de Documentos, Pesaje, Cierre de la Recepción Confirmación , Tratamiento de Devoluciones.

Todos estos procesos serán los que marcarán las pautas para que este modelo sea llevado a cabo con éxito.

Por otra parte, el operador logístico a cargo de esta tarea, informó que será a través de un correo donde los proveedores podrán informarse en profundidad de todas las inquietudes que surjan al respecto: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.">Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 

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En el competitivo mundo de hoy de distribución y logística, hay creciente presión sobre los profesionales del sector para lograr más con menos, aumentar la precisión de los pedidos y la productividad de los empleados y conseguir todo esto en una ventana más estrecha de trabajo con menos empleados.

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Inmerso en el lenguaje empresarial encontramos, con frecuencia, el concepto core business, ampliamente utilizado para hacer referencia al conjunto de actividades que realiza una empresa y que la caracterizan, definen y diferencian en el mercado.

El estándar de la tecnología será clave para la trazabilidad y seguridad de la carga en supply chain. Desde el inicio de la "globalización", la comunidad logística sigue buscando tecnologías que proporcionen un seguimiento en tiempo real de los bienes, documentos e información a través de supply chain.

Por Alejandro Nieto, Vicepresidente Infor México

Ante el panorama económico global, los distribuidores pueden encontrar formas de hacer negocio como: identificar los productos más solicitados, expandirse por internet, examinar las necesidades de automatización, entre otras.

Es imposible escuchar las noticias, sin ser bombardeados con historias de una economía volátil y complicada, a pesar de los reportes de mejoras, se siguen perdiendo puestos de trabajo a medida que las empresas toman medidas de reducción de costos. Aunque el momento no es el más propicio para el negocio, puede ser el indicado para que los distribuidores experimentados encuentren maneras de capitalizar la baja de actividad, identificando formas de hacer mejor el negocio.

Usar este tiempo para buscar nuevas estrategias de crecimiento e identificar maneras de implementar nuevos procesos, permite a las empresas agregar valor mientras otros miran el techo. Cuando el mercado comience a reactivarse, estas organizaciones se habrán posicionado ya para el éxito y llevar una clara delantera en relación a su competencia.

Por ejemplo, en el 2010, Aberdeen encuestó a más de 200 empresas para documentar sus procesos y prestaciones relacionadas con el Planeamiento de Ventas y Operaciones (S&OP por sus siglas en inglés). Conforme al reporte el 59% de los encuestados comentó que en el 2010 la principal presión era mejorar la facturación (en el 2009 el 45% contestó así en el reporte de S&OP) en lo referente a llevar la atención y los recursos hacia las iniciativas de S&OP).

Ese crecimiento del 15% en un año significa un cambio en las prioridades para los profesionales de la gestión de la cadena de suministro, un cambio que el equipo de gestión para la cadena conoce y entiende bien pero que necesita comenzar a poner en práctica analizando todos los datos generados.

El reporte oficial Sales and Operations Planning: Estrategias para administrar la Complejidad de las Cadenas de Suministro Globales, destaca otras presiones claves ente ellas la necesidad de disminuir los costos operativos de la cadena de suministro (53%) y la gestión del aumento de la volatilidad de la demanda (49%).

Desde mi perspectiva, la economía fluctuante ha aumentado la importancia de S&OP. El año pasado con la caída de las ventas, la única manera de mantener los márgenes era sacar los costos del negocio, y una de las principales maneras era bajar los niveles del inventario. Esto debe realizarse adecuadamente para garantizar que los niveles de servicio se mantengan sin cambio y que las empresas puedan cumplir con las pocas órdenes que se reciben de los clientes.

Es importante para los ejecutivos y las personas encargadas de la operación del negocio, tomar en cuenta las distintas perspectivas sobre las cadenas de suministro y los retos empresariales particulares que enfrentan los fabricantes. Además resolver a través de los datos que se generan en su organización y cómo se pueden superar los retos e ingresar a procesos más sanos y con más alcance, es decir, usted necesita que su decisión impacte en:


• Reducir los costos operativos de las cadenas de suministro y logística para lograr mayor rentabilidad.

• Mejorar el servicio al cliente para elevar la competitividad.

• Gestionar el crecimiento y la expansión para mejorar los ingresos y la participación en el mercado.

• Ser líderes innovadores en los procesos.

El sector de logística y distribución está lleno de piezas en movimiento, con una gran cantidad de procesos de negocios que pueden ser examinados para mejorarlos y hacerlos más eficientes. Hoy en día, las empresas pueden implementar nuevas herramientas tecnológicas  o identificar mejores maneras de usar el software existente para optimizar el rendimiento. Por ejemplo, los distribuidores pueden mirar más de cerca sus tareas de fletes, recepción, manejo de materiales, picking, empaques, slotting, cross docking y técnicas de trabajo para identificar mejoras potenciales y cuales son aplicables.

A continuación les mencionamos cinco sugerencias sencillas para empresas de distribución:

1. Determinar qué productos son solicitados con mayor frecuencia. Puede parecer sencillo, pero contar con una visibilidad exacta de los productos de mayor circulación puede permitir que las empresas se reorganicen para que lo mas requerido esté ubicado más cerca de las zonas de flete. Estas son el tipo de mejoras que con el tiempo rinden sus frutos.

2. Examinar las necesidades de automatización. La implementación de tecnología inalámbrica, código de barras, RFID, puede mejorar enormemente el rendimiento de los almacenes y acelerar las órdenes a los clientes.

3. Expandirse a Internet. El comercio electrónico no solo puede abrir nuevas oportunidades de ganancias, sino que integrar un sitio web con una solución de ERP, puede lograr visibilidad en tiempo real de los niveles de stock, las órdenes existentes además de una oportuna atención a clientes y un medio para estar más competitivos.

4. Controlar el inventario. Existen herramientas que ayudan a los distribuidores a determinar el nivel correcto del inventario, de esta forma satisfacer la demanda de los clientes sin el costo de mantener productos en exceso.

5. Considerar la tercerización. Puede que no sea necesario, pero algunos distribuidores pueden ahorrar dinero por medio de la tercerización, dejando algunas tareas para empresas especializadas o que cuentan con la capacidad para cubrir la demanda.

Por medio de una iniciativa proactiva para mejorar el rendimiento del negocio, las empresas distribuidoras pueden utilizar la tecnología que les permite manejar temas complejos, ocupándose de la rentabilidad en momentos difíciles, y emerger de una recesión como una organización más eficiente, productiva y hasta más ecológica green.

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La Empresa

La revista del Management Logístico en Chile. Revista Logistec es el medio referente de la logística en Chile con 18 años de existencia. Producto de esto hemos desarrollado además, seminarios Internacionales de excelente nivel y gran convocatoria. El año 2010 realizamos nuestra primera Feria especializada en logística, hoy ya llevamos 5 versiones con el nombre de Logistec Show.