En los últimos días nos hemos enterado que la Productividad del País ha caído por cuarto año consecutivo.

Este parámetro que explica el crecimiento, excluyendo los aportes de los factores Capital y Trabajo, se origina en temas macro como la dificultad para iniciar nuevos Proyectos, el atraso tecnológico o la inflexibilidad de la variable empleo ante cambios en el entorno, entre otras causas.

A nivel de las Empresas, existen variadas causas que explican el deterioro en la Productividad interna. Esto ,que se traduce en pérdida de competitividad y menores márgenes, lleva usualmente a estas a buscar revertir el problema a través de una mayor inversión , ya sea en Sistemas de Informacion (software) o en Tecnología en general (maquinarias y equipos).

Foto Productividad

Caso típico de lo anterior, lo vemos a diario en la incorporación de ECR, donde la Empresa busca incrementar su Productividad, sin alterar las estructuras internas de funcionamiento. Nos referimos a la conformacion del equipo humano y las relaciones y procesos internos de la Empresa, a la coordinación necesaria entre Áreas como Producción, Logística y Comercial, por ejemplo y , a la existencia de ineficiencias originadas en procesos duplicados o mal definidos, a circuitos decisionales que retrasan la operación, afectando los costos y el servicio al Cliente.

Muchas Empresas consideran que implementar un nuevo ECR o automatizar algunos procesos será la solución mágica para resolver sus problemas. La experiencia empírica nos enseña que , por desgracia habitualmente , ocurre todo lo contrario. La Empresa entra en una escalada de mayores gastos e inversiones, sintiendo que esa solución ofrecida (por la que se ha pagado ingentes cifras...) se aleja cada vez más, requiriéndose más y más recursos, generando confusión y desánimo interno.

La Empresa siente así, que ha quedado en el medio de la nada, ya no puede seguir operando como lo hacía antes y no logra subir a su equipo a la nueva tecnología..., es decir , se ubica en el peor de los mundos. Así vemos a menudo que, todo el potencial de nueva información para la gestión (que era la “oferta” inicial de los proveedores) , comienza a alejarse, en tanto el presupuesto del proyecto requiere ser suplementado una y otra vez para salir del problema y la Administración entra en un caos organizacional .

Lo anterior, obviamente , no obedece a debilidades intrínsecas del nuevo ERP o de la nueva tecnología , sino a que la Empresa pretendió hacer una transformación radical sin alterar sus procesos internos, sin capacitar o modificar su equipo humano, elementos claves sobre los cuales se apoya cualquier proyecto de tecnología o automatización en la Empresa .

Es evidente que si no se rediseñan los procesos fundamentales de la Empresa, el montar sobre estos una nueva Tecnología , traerá confusión, más trabajo y más problemas y, lo que es peor, lo más probable es que la Empresa vea afectado su funcionamiento anterior , aquel que, con todas las debilidades que originaron el cambio, “funcionaba”... Lo anterior no se refiere solo a generar problemas de Información, sino al funcionamiento mismo de la Empresa, lo que puede llevar a dificultades para poder producir, despachar o cobrar; es decir, lo que era un problema de optimización de la información para la gestión, se transforma en un freno de la operación misma.

Para evitar lo anterior, se hace indispensable una revisión y rediseño de Procesos, revisar las coordinaciones internas, dividir los procesos en sub-etapas para detectar dónde están los reales cuellos de botella y donde los espacios de mejora que permitan acortar ciclos y racionalizar recursos. Està claro que ,una vez que la Empresa logra implementar con éxito estas nuevas herramientas, se hará posible la reducción de costos, la variabilizacion de estos, reducir sus ciclos internos y el tiempo de respuesta a sus Clientes, racionalizar y reducir dotaciones , entre otras ventajas.

Pero todo ello, solo a partir de racionalizar antes los Procesos internos. En otras palabras, sin un rediseño del andamiaje interno de la Organización y su funcionamiento, resulta a lo menos temerario, subir nuevas tecnologías (ya se trate de ERP o de automatizaciones).

En otras palabras, creemos que el volver a lo básico, preocupándose en primer lugar de “lo esencial”, no ha pasado de moda. Sin adecuar previamente Procesos y Personas (en ese orden...), toda incorporación de Tecnología (siempre atractivo y excitante ...), puede representar un retroceso , afectando no solo la calida de la información interna, sino la Operación misma de la Empresa con Proveedores y Clientes.

Está más que demostrado que el trabajo básico sigue estando en revisar y rediseñar los Procesos esenciales, seleccionar y capacitar a las personas adecuadas para la nueva realidad, preparar y coordinar a los equipos internos para el cambio. Solo con esto se hará posible capturar las ventajas de la tecnología, siempre necesaria, pero subsidiaria de lo anterior.

Autor. Renato Ramirez. Socio Terrenal Consultores.

 

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