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Seguridad y nivel de servicio son los elementos logísticos que constituyen las principales particularidades de este negocio que hoy en día –con más de dos años de presencia en el mercado- maneja más de 100 clientes, en sus cerca de 8 mil m2 de bodega.


La información es, sin lugar a dudas, uno de los principales activos de una empresa y su eficiente documentación uno de los principales retos de la misma. En esta línea, por años, el registro de los más diversos movimientos transaccionales de una compañía estuvo guardado en archivados o apilados en bodegas sin el adecuado cuidado, situación que hoy en día tiene mejoras significativas gracias al surgimiento de compañías que acondicionan espacios idóneos para su almacenaje y custodia, este es el caso de Megaarchivos.


IMG 0216Es por ello que, en esta oportunidad, revista Logistec se trasladó a la comuna de Quilicura para conocer la operación logística de Megaarchivos, empresa que irrumpe hace dos años entregando un modelo de gestión basado en un alto estándar de servicio y seguridad de la información en el mercado nacional.

 

Esto le ha permitido posicionarse como una alternativa para la administración, el almacenaje, la custodia y la gestión de archivos y documentos. Además de la Custodia de Documentos Valorados en Bóvedas.


09:30 HRS: Llegamos al condominio industrial Megacentro Cordillera, ubicado en la Av. Américo Vespucio 1001 comuna de Quilicura. Inmediatamente vemos el espacioso recinto, que cuenta con 80 mil mt2 de bodegas, de los cuales se han habilitado 8 mil m2 para Megaarchivos. La amplitud y el intenso movimiento matutino nos permiten percibir el alto nivel de las operaciones que se realizan en su interior.  


Pasamos el primer  control de seguridad y nos dirigimos al área administrativa donde somos recibidos por Andrés Amigo, Gerente de Operaciones de la compañía, quien nos servirá de guía y anfitrión durante el recorrido que realizaremos.  


CLAVES DE UNA OPERACIÓN SENSIBLE

 

09:45 HRS: Ya instalados en su oficina, Amigo nos cuenta sobre las características que rodean al negocio de la administración, el almacenaje, la custodia y la gestión de archivos y documentos. En esta línea, el ejecutivo explica que una de los principales focos de atención de Megaarchivos está puesto en hacer eficientes los procedimientos de seguridad que aplican a las distintas operaciones, los cuales buscan optimizar los estándares de calidad de servicio. A este respecto, Amigo destaca que “nuestros estándares de seguridad y servicios basados en la norma ISO 9001 e ISO 27001 nos permite contar con más de 100 clientes en la actualidad”, detalla Amigo.

 

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10:00 HRS: A modo general, el ejecutivo de Mega Archivos destaca el sistema de seguridad con el que cuenta la instalación, valorando lo que denomina "el sistema Antirrobo y Vandalismo que consta de doble acceso controlado con guardias en jornadas 24/7 y un sistema de CCTV en todos los accesos". Con más de 50 personas, Megaarchivos da respuesta a los requerimientos de sus clientes, quienes –a juicio de nuestro guía- basan sus necesidades en dos pilares: la continuidad de negocio y la seguridad de sus operaciones.


“Nosotros guardamos información que muchas veces significan un activo para las empresas, lo que requiere un alto nivel de seguridad. Por otra parte, se busca la continuidad de negocio”, recalca.

 

10:30 HRS: En sus dos años de funcionamiento, las instalaciones de la empresa han ido creciendo en la medida en que su operación lo ha requerido. “Hoy contamos con más 8 mil m2 en bodega, espacio que se irá incrementando según avancemos en la puesta en marcha de diferentes proyectos”, añade Amigo.


De lleno en la operación de la compañía, nuestro anfitrión nos comenta que lo primero es determinar la importancia que tiene la información que se manejará, la cual está determinado por el cliente. De esta forma definiremos si la almacenamos en  bodegas o en bóvedas. “En el primer recinto guardamos todo tipo de archivos y documentos: Contables, RRHH, Fiscalía, Ventas, Técnicos, etc.etc, mientras que en la bóveda almacenamos documentos valorados o cintas magnéticas que para el cliente significan un activo, por lo que necesitan condiciones de almacenamiento especiales, con todos los resguardos respectivos”, recalca.


CADA CLIENTE UN MUNDO DISTINTO


10:50 HRS: Tras la conversación inicial, el Ejecutivo nos invita a conocer sus instalaciones. Primero, nos trasladamos a la bodega que cuenta con rigurosos sistemas de seguridad para ingresar. Accedemos al recinto, donde la limpieza y el orden de la operación son evidentes. Encontramos cerca de muchos trabajadores que recorren esta construcción de almacenamiento de tres pisos, que -actualmente- alberga más de 500 mil cajas posicionadas. En ella, todos los documentos están almacenados con códigos de barra y su movimiento se realiza de acuerdo a los pedidos de los clientes, todo controlado por un software que determina hacia dónde se dirigen los documentos.  


“Lo primero es ver cómo llega el producto del cliente, ya que cada contenedor de información es un SKU diferente, lo que desde el punto de vista logístico constituye una masa de información súper relevante. Cada contenedor es una base de dato de información determinada”, explica el Gerente. Andrés Amigo agrega que cada caja puede tener, por ejemplo, 2 mil datos y “eso es lo complejo de esta operación. Mezclar la realidad sistémica y la realidad física es la clave”.

 

11:05 HRS: Con respecto a la tecnología que se utiliza, nuestro guía nos comenta que “Megaarchivos trabaja con un software de registro; un WMS especializado en la industria de documentos”, lo que permitiría tener una administración muy liviana e integral.


Las claves de un servicio de calidad están –según Amigo – en la capacidad de la empresa de mantener un control físico de los documentos y del sistema, de toda la operatividad logística normal: almacenamiento, escaneo de posiciones, etc. “Cuando una unidad almacenada es ubicada en una posición dentro del sistema, éste va entregando un tracking de la operación”, expresa. A modo secuencial, nuestro anfitrión nos cuenta que una vez almacenada la documentación, el cliente realiza un requerimiento y desde ahí se levanta nuevamente una operación logística.


“Se genera una orden de trabajo, la cual llega a la bodega para el picking o búsqueda de documento, el cual es enviado a una zona de despacho, donde el sistema lo valida y se despacha al cliente, al igual que un sistema de courier general, donde el cliente firma la recepción, activando en nuestro sistema la señal, de que si bien la información está a nuestra custodia, en ese momento se encuentra en manos del cliente”, narra.  


11:30 HRS: A modo general, Amigo nos cuenta que la operación se realiza bajo las certificaciones ISO 9001 y 27001, que corresponde a la seguridad de la información y a la continuidad de negocio, y que se han transformado en los pilares claves de Megaarchivos. “La norma nos obliga a tener control en el ingreso a las instalación. Además la bodega tiene características específicas, como por ejemplo, el que sus muros sean hormigonados, sensores de movimiento, detectores temprano de incendio, entre otras”, detalla el ejecutivo.


11:40 HRS. Siguiendo la línea de la seguridad, el Gerente de operaciones de Megaarchivo nos detalla cuales son algunas de las medidas de seguridad que la compañía asume para contrarrestar los riesgo que conlleva el almacenamiento y custodia de documentos. Al interior de la bodega hay Detectores Temprano de Incendio (VESDA) que, mediante aspiradores de aire, se mandan a una central (computador) que se activan cuando existe una modificación en la composición del aire, decretando una alarma que, a la vez, desata un procedimiento de seguridad. No existen cables de conexión eléctrica para evitar un posible recalentamiento del sistema que, a la larga, pueda generar la ocurrencia de un siniestro, por lo cual, al momento del picking, los operadores trabajan con una linterna adosada al casco.

 

CONCIENCIA DE LA SEGURIDAD

 

11:50 HRS: Nuestro guía insiste en la importancia que Megaarchivos da al ítem: seguridad. En esta línea, su operación está resguardada por un sistema anti-incendio y un sistema anti-sismo, condiciones que han generado una importante inversión por parte de la empresa. En esta línea, el Gerente explicó que “los principales riesgos de seguridad son los incendios, saqueos y robos. No obstante, en un país como el nuestro, otro punto crítico son los sismos y para eso nuestros racks son antisísmicos, con sendas memoria de cálculo dimensionadas para soportar carga dinámica”. Además, el recinto cuenta con una planta propia de Bomberos (Red Húmeda), un sistema aislante (del calor y del frío), ignífugo en el cielo del galpón y un sistema de desconexión de sistema eléctrico, que se activa en las noches.


En cuanto al sistema Anti-Sismo, Amigo explica que la bodega de Megaarchivos cuenta con bandejas metálicas que evitan la aparición de termitas, polillas u otras plagas que pudieran atentar contra la integridad de los documentos. "Nuestros galpones cuentan con paredes de hormigón armado de 3.5 m altura y una estructura metálica calculada, que resistió el terremoto de 2010 sin ningún problema".

 

12:05 HRS. Siguiendo nuestro recorrido, Amigo nos reitera que resguardar la continuidad del negocio de sus clientes es una de las mejores cartas de presentación de los servicios que ofrece Megaarchivos, por ello, dar respuesta a los distintos requerimientos de sus clientes es fundamental. “Los clientes, en oportunidades nos solicitan información puntual e importante para levantar parte de sus operaciones, por lo que nuestra capacidad de respuesta es fundamental y ahí nuestro sistema juega un rol preponderante”, afirmó el profesional.

 

En esta línea, nuestro guía recalcó que su ventaja comparativa, a nivel de mercado, implica contar con la capacidad para responder a los requerimientos, con un tiempo de respuesta determinado, generando mayor cercanía con cada uno de los clientes. “Tras la solicitud de trabajo, el sistema nos da la ubicación de la caja, al leerla automáticamente queda out y se le da una nueva ubicación. Todo se va reportando al sistema, mediante el trakeo de la información”, detalla.

 

12:10 HRS: Conocida la operación al interior de la bodega, nuestro guía nos invitó a conocer las bóvedas. Respecto de este espacio, cabe destacar que Megaarchivos cuenta con dos instalaciones y cada una con una capacidad de 6 mil cajas, destinadas a albergar documentos valorados, valor que es determinado por el cliente, quien le otorga el grado de importancia a los documentos o cintas magnéticas almacenadas.


Una vez solicitado por los clientes, los documentos son movidos de la bóveda mediante unas maletas selladas. La seguridad, como es de imaginarse, es muy estricta. El ingreso al lugar está restringido y controlado por personal de seguridad, acompañado de puertas blindadas y una construcción de hormigón armado. En tanto, los documentos nunca son sacados de esta zona, sin la expresa autorización del cliente. Igualmente, la manipulación requerida para su correcto almacenaje es realizada por un personal específico y altamente capacitada.

 

En cuanto a los sistemas de seguridad, la bóveda tiene la misma tecnología que la gran bodega, ya que incorpora sistema de detección de incendio que responde a una alarma central. Además, se controla la temperatura y la humedad al interior de la misma.  

 

12:20 HRS. Anexa al recinto general, se encuentran las oficinas de HQB, empresa dedicada a la digitalización de los documentos. En torno a los procesos realizados en este recinto, cabe destacar que éstos son respaldados por tecnología de punta. "Existe una etapa de preparación de los documentos, luego la digitalización, un control de calidad para verificar la correcta visualización del archivo, para finalmente, volver el documento a su etapa original y pasar posteriormente al almacenamiento", explica Amigo.


Una vez finalizado el recorrido, agradecemos la disposición de Andrés Amigo de mostrarnos las características operacionales de este complejo nicho. Nos vamos con la sensación de que Megaarchivos cuenta con instalaciones de primer nivel que recogen experiencia de la industria, posicionándolos como una empresa de calidad de servicio y respaldo.

Modificado por última vez en Jueves, 25 Abril 2013
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