La actividad logística, entendida como el conjunto de medios y métodos necesarios para la organización de una empresa, y que se relacionan con la administración, gestión y  planificación de los organismos encargados de la adquisición, producción, transporte, almacenaje, manutención y distribución de los diversos bienes son muy importantes. Si a lo anterior, le agregamos que el diseño de cada uno de sus procesos que la componen, está marcado por un factor determinante como es la vida de cada uno de los clientes que atienden, esta actividad se torna de vital importancia. De esta manera, se vive y opera la Logística Hospitalaria.


Conforme su compleja materialización, y para conocer más de fondo esta rama de la industria, visitamos el Hospital Militar de Santiago (HMS), principal centro hospitalario del Sistema de Salud del Ejército de Chile, siendo recibidos por su Director de Logística, Teniente Coronel Miguel Ángel Fernández Jofré, quien además es Ingeniero en Administración de Empresas y posee los grados académicos de MBA., Máster en Dirección y Gestión de Empresas y Doctor en Ciencias Empresariales.


Tcl FernandezEn la oportunidad, el Comandante Fernández enfatiza en que la clave de la logística es“maximizar los recursos por medio de la eficiencia en costos, siempre considerando como factor clave y primordial  la salud y la vida de los pacientes”.Nos señala que la Unidad Logística a su cargo, está compuesta por 84 personas,  y ella está enfocada en adquirir y abastecer de maneraintegral al recinto, tanto en insumos médicos, fármacos, insumos generales, papelería y enla administración de 7 contratos onsite. Para hacerse una idea de las dimensiones que puede alcanzar esta operación, señalemos que este Hospital cuenta con 396 camas (entre hospitalización, recuperación, UCI y UTI), 75 salas de procedimientos, 117 boxes médicos y 11 pabellones de cirugías, además de un helipuerto con capacidad de hasta dos helicópteros. Complementan su moderna infraestructura, un anfiteatro y un auditórium con capacidad para 400 y 179 personas respectivamente (Fuente: www.hms.cl). Conozcamos cómo opera su logística hospitalaria.


“Nuestra tarea está en apoyar desde la logística la operación principal del negocio; complejidad que no se vincula exclusivamente al servicio prestado, sino que indiscutiblemente se supedita a todas las áreas y servicios que se apoyan, de manera de entregar una atención expedita, oportuna y con todos los recursos imprescindibles para asegurar su calidad”, comenta el Teniente Coronel Fernández.


UNA LOGÍSTICA AL SERVICIO DE LO CLÍNICO


Garantizar la continuidad de las operaciones del hospital, refleja el eje central de la esta unidad logística, cuya misión se traduce en no alterar jamás la actividad clínica ni la demanda de los pacientes. En lo específico, y tal como lo señala el Comandante Fernández, la forma en que se organizan y operan todas las actividades logísticas se circunscriben a tres tareas fundamentales, todas ellas por cierto, subordinadas a la Dirección de Logística del recinto. “Tenemos tres grandes departamentos: Abastecimiento, Adquisiciones y Administración de Contratos, donde a través de cinco centros de distribución se abastece a todo el recinto. Por otro lado, el área de Control de Gestión va analizando a diario, y de manera general, el actuar logístico del Hospital”.


Agrega que: “es así como determinamos la demanda y procuramos el abastecemientotransversal de todos los fármacos, insumos médicos, implantes y recursos administrativos a todas las unidades y servicios, como asimismo, administramos y garantizamos la operación de siete empresas externas que prestan servicios dentro de la instalación, siempre propendiendo a que sientan como agentes cooperadores, integrados a la operación principal y de apoyo y que a la vez se vinculen a los objetivos del recinto, agregando valor en su función, másallá de la sola prestación del servicio”.


Para dimensionar la importancia que tiene la sincronización y el diseño de todoel actuar logístico del HMS, el Comandante Fernández recalca que “toda esta operación tiene un factor especial y que nos obliga a estar atentos y trabajar duro, porque no ser oportuno y eficaz en las operaciones pone en riesgo la vida humana. Esto no es mover cajas. A las áreas como cirugías, urgencias u hospitalización, no les interesa lo que hay detrás de su necesidad, aellos les importa que el fármaco o insumo esté en tiempo y forma cuando se necesita, y tender a eso, es nuestra obligación”.


UNA LOGÍSTICA RENTABLE


Hoy por hoy, la adquisición y compra de materiales e insumos, a través de la Ley de Compras Públicas, siendo un factor que condiciona esta operación, pues el HMS, como toda organización pública está sujeto a realizarlas por este medio. Lo anterior, ha permitido dejar de manifiesto que este centro hospitalario garantiza su estricto cumplimiento, privilegiando en las compras su transparencia y probidad, según lo dispuesto y controlado por el mando institucional.


En esta línea, enfatiza en que “todas las compras pasan por la Unidad Logística y todas tienen la misma importancia, desde un lápiz hasta un fármaco de millones de pesos para una quimioterapia”.Para llevar a cabo su tarea, dispone de un presupuesto anual de 17 mil millones de pesos, lo cual representa el 34% del presupuesto total del centro asistencial, hecho  no menor al momento de analizar la rentabilidad del recinto y el rol que cumple esta Dirección.

Farmacia 1


¿Cómo rentabilizar? Para el Director de Logística, la clave está en la eficiencia en los costos. “En esta industria el valor del arancel de la prestaciónno se puede manejar, porque eso está determinado. Además, en nuestro caso,tampoco se puede manejar la variable cantidad, porque en su mayoría nos debemos a un mercado cautivo, por lo que la misión para hacer rentable este recinto hospitalario es la eficiencia en costos y esa es la obligación que tenemos como dirección, por la cual nuestra gestión está estrechamente ligada al resultado financiero”.


Cabe señalar que como toda operación logística, la hospitalaria no está exenta de etapas y procesos que se confluyen en un todo, con objetivos claros y procesos establecidos, en función de alcanzar la anhelada eficiencia operacional y en este caso, el correcto funcionamiento del recinto de salud en su conjunto.


Fernández ahonda en tres características de la operación que él encabeza: Planificación de la demanda, Adquisición e Infraestructura.


    •    La difícil proyección de la demanda: El HMS cuenta con un presupuesto asignado y periódicamente se va evaluando cuánto se va gastando. “Cuando uno dice que aumentó la compra en un mes, pero los niveles de existencia se encuentran estabilizados y/o tienden a cero, es porque se compró lo que estrictamente se necesita y eso es lo que buscamos. Nuestra tarea, como en toda empresa es lograróptimos niveles de existencia. Eso nos demuestra que estamos bien alineados con la gestión de compra y abastecimiento”, enfatiza.  


Otro factor a considerar en la planificación logística es la pujante industria farmacéutica y la consecuente aparición y demanda de nuevos medicamentos, lo que obliga al personal a estar siempre capacitándose. Para cumplir con esto, la unidad logística cuenta entre sus funcionarios con enfermeras, químicos farmacéuticos, nutricionistas y técnicos especialistas en logística y otros profesionales de salud que trabajan en los centros de distribución y entregan los parámetros más específicos.


    •    Abastecimiento: ElDepartamento de Abastecimiento determina la demanda de acuerdo a las necesidades transversales de todo el hospital.  Año a año, esta unidad tiene un presupuesto establecido, lo cual, sumado a la determinación de la demanda de prestaciones y de pacientes que se van a atender, se puede ir determinando el número de insumos. “Nosotros como dirección tenemos que tener una demanda lo más precisa posible y alineado con nuestros presupuestos”, recalca el ComandanteFernández.  

 

    •    Infraestructura: La Dirección de Logística cuenta con una capacidad adecuada para la contención de las existencias necesarias para responder a su Core. Cerca de 312mts2 son designados a la operación logística, en una instalación de más de 90.000 mts 2 construidos, donde destacan Centros de Distribución, bodegas yfarmacias, entre otras.

 

UN MEDICAMENTO PARA CADA PACIENTE


El sector de mayor sensibilidad, sin duda, es el abastecimiento de insumos médicos. Para eso, el HMS ha dispuesto de un equipo de profesionales enfocados en responder a las necesidades de todas las áreas, sumando equipos logísticos, enfermeras, nutricionistas y químicos farmacéuticos, quienes a través de su visión técnica aportan a la operación del día a día.


Este es el caso de Carolina Miranda, Jefa del Centro de Distribución de Fármacos del Hospital. De profesión Química Farmacéutica, Carolina está a cargo del abastecimiento de cada una de las áreas médicas del recinto y recalca que “desde acá abastecemos a todo el Hospital. Para el nivel de rotación y servicio que tenemos, nuestros espacios de almacenamiento son relativamente pequeños”.


La primera de las áreas que contempla este Centro de Distribución) es el sector de recepción, donde cada uno de las recepciones son exhaustivamente revisadas, tanto en la calidad del fármaco como también en la documentación adjunta (diariamente se registra entre 5 a 10 ingresos, dependiendo de la fecha del mes). Una vez ingresada la documentación al hospital, es llevado a la bodega de almacenamiento. Dependiendo del tipo de fármaco que se trate se dispone del lugar, por ejemplo, los medicamentos para diálisis, drogas para la quimioterapia, etc.


“Se almacena y etiqueta de acuerdo a los códigos del hospital (Sistema Anita) y bajo el sistema FEFO. Realizamos control de inventario diariamente, para mantener los medicamentos en el mejor estándar. Estamos conscientes de que un mal control logístico, en términos de existencias, puede romper un negocio”, recalca Carolina Miranda.

 

Por otra parte, el abastecimiento de insumos médicos se apoya también bajo la dispensación automática por unidades Omnicell, las cuales se encuentran ubicadas en sectores estratégicos o de mayor criticidad,como pabellones, urgencia, UCI y UTI.  Por este medio, se abastece desde los guantes hasta las sutura, siendo reabastecidos diariamente desde el correspondiente centro de abastacimiento, de acuerdo a sus necesidades y a la planificación de cirugías.

 

“Tenemos un stock máximo, uno de reposición y uno crítico, y dependiendo de eso la bodega de insumo nos va abasteciendo y todo se va cargando automáticamente a la cuenta del paciente. Cada caja que preparamos a diario corresponde a un paciente y su respectiva cirugía. Aquí se almacena en dispensador automático Omnicell, equipo que nos permite tener todo resguardado y ordenado, y así, ir sacando exclusivamente elfármaco e insumo que se requiera.Nuestro trabajo termina con la entrega de los materiales antes de la cirugía, incluso en medio de ella de ser necesario, y una vez finalizada la operación iniciamos el proceso de reposición para permanecer con los niveles de stock dispuestos”, comenta la encargada de Farmacia, enfermera Pamela Pfeiffer, al detallar la función de estaunidad en el engranaje del funcionamiento del Hospital.

 

SICALOGH: UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN Y CONTROL


La actividad logística del hospital, como toda acción administrativa, requiere ser planificada, organizada, ejecutada y controlada de tal forma que actúe integrada a las otras operaciones. En ese sentido, esta Direccióndefinió un sistema integrado que permite evaluar todas sus actividades desde diferentes perspectivas y con ciclosdiferentes de tiempo, de manera de identificar posibles desviaciones a las tareas logísticas y promover acciones correctivas, como asimismo, potenciar los buenos resultados, dirigiéndolos todos hacia objetivos comunes.


El Sistema Concéntrico de Administración Logística Hospitalaria (SICALOGH) es la herramienta de gestión logística y control estratégico que se diseñó para ese fin.Este modelopromueve la identificación de las funciones logísticas esenciales y el control de la gestión logística en el hospital y se constituye como un modelo que ordena las actividades e impulsa el control logístico integral, correctivo, informativo y permanente dentro de la Dirección Logística.


Al respecto, el Comandante Fernández indica la importancia de convenir que, en toda actividad administrativa es fundamental identificar siempre, la acción organizacional específica, central, como componente fundamental de lo que se gobierna, en este caso, la actividad logística, siendo igual de importante declarar cuáles son las funciones esenciales que se desprenden de ella, y que permiten desarrollar el concepto de trabajo impulsado por la alta dirección, para finalmente declarar formas de controlque permitan redireccionar esas tareas o actividades, lo cual precisamente promueve el SICALOGH, dentro del accionar logístico en el hospital.


En este sentido, la Dirección Logística diseñó un modelo visual y de control que permitiera primero,  identificar y hacer evidente, para todos los colaboradores, cuáles eran las actividades básicas que congregaban la función logística, al mismo tiempo que reconociera y unificara a estas actividades en un concepto de trabajo único.


El diseño de SICALOGH se conformó teniendo como eje central las AHE (Actividades Hospitalarias Esenciales) seguidas por la individualización y declaración de las Funciones Logísticas Centrales o Nucleares que se desarrollan en el Hospital Militar de Santiago: Adquisiciones, Abastecimiento y Administración de Contratos, y en una segunda capa se definen los tipos de indicadores que se evaluarán desde cuatro perspectivas o dimensiones: Rendimiento, Financiero, Capacidad logística y Gestión administrativa.


“Estos serán los 4 ambientes en los que se deben encuadrar todos los indicadores que se definan y que finalmente son los que explican, o dan cuenta, de la medición de los mismos. Lo anterior, advirtiendo permanentemente el ambiente en el que se desenvuelve la Administración Logística Hospitalaria(stakeholders)”, expresa el Teniente Coronel Fernández.


El SICALOGH tiene por lo tanto, una lógica validada de forma sistémica, básicamente dado porque se define como un todo organizado, referido a un conjunto o combinación de funciones logísticas hospitalarias que forman este sistema y basado en la interacción o interdependencia de cada una de sus partes.

 

La lógica de todo este proceso dispuesto y encabezado por la Dirección Logística del Hospital Militar de Santiago es dar perspectiva a la función logística, ya que “estamos convencidos que estas acciones son relevante dentro de la organización, pero como muchas veces estamos en las bodegas algunos creen que solo compramos, cuando realmente somos una unidad que está estrategicamente vinculada al rendimiento financiero de la empresa. Lo que nosotros hacemos es gestión logística y eso es lo que queremos mostrar”, finaliza el Comandante Fernández.

Modificado por última vez en Miércoles, 13 Septiembre 2017
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