¿QUÉ CONSIDERAR PARA ADMINISTRAR CORRECTAMENTE EL INVENTARIO?

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Conocer el producto , la demanda de los clientes y los tiempos de abastecimientos parecen ser las claves para comenzar a diseñar una correcta administración de inventarios. Las ventajas de la eficiencia en esta materia radica fundamentalmente en la rentabilidad de la compañía y el nivel de servicio que entrega. Para conocer cuáles son en la practica algunas aristas que engloban esta actividad iniciamos un debate con nuestros lectores a través de redes sociales.

 

“Un inventario no debiera complicarnos”. Con esta frase uno de nuestros lectores inició el debate que, en esta oportunidad, planteamos a través de la plataforma Linkedin. ¿Cómo administrar el inventario? Fue la pregunta con la que dimos el vamos a la consulta hacia nuestros lectores, interrogante que toma como referencia el hecho de que el inventario es, sin duda, uno de los elementos fundamentales para una empresa, convirtiéndose en el principal activo de la compañía. Es ahí donde se concentra, mayoritariamente, la inversión de una compañía, por lo que su administración es reflejo del éxito empresarial.


Al igual como la sangre recorre cada parte del cuerpo humano, el inventario fluye con determinada importancia por cada una de las áreas de la cadena logística de una empresa. Es por ello que la política de inventario cobra un rol preponderante al interior de una compañía, ya que determina, entre otras cosas, el modo de operación, las tecnologías a implementar y los niveles de costos, entre otros muchos aspectos.


En consecuencia, el diseño del inventario debe realizarse sobre óptimos viables con el propósito de minimizar los costos logísticos. Las compras, las inversiones, el almacenaje y los tiempos y formas de la distribución son solo algunas de las aristas de una empresa que pueden verse determinada por un correcto diseño del Inventario.


Si bien, cada empresa tiene un proceso logístico propio, unos más cortos y otros más extensos, unos más complejos y otros más directos, el proceso de administración de inventario es transversal para todos. No es fácil, pero es un reto interesante, toda vez que podemos disfrutar de las ventajas que nos ofrece una administración eficiente del mismo.


Para conocer la opinión sobre la correcta administración de Inventario abrimos nuevamente el debate virtual hacia nuestros lectores, quienes nos entregaron sus puntos de vista sobre esta materia y que tuvo como punto de desarrollo la siguiente interrogante: ¿Qué considerar para administrar correctamente el inventario?

 

QUÉ Y CUÁNTO ADMINISTRAR


Conocer el inventario que se administra es para muchos la clave central en este proceso. Conocer los errores más comunes en el manejo del inventario es fundamental, según algunos comentarios de nuestros lectores. En este sentido, el principal problema de las compañías es no reconocer el verdadero valor que tiene el correcto manejo de su inventario y los beneficios que puede arrojar a las empresas el eficiente manejo y control de éste.


Un punto fundamental para comprender la incidencia del inventario en la empresa es saber cuáles son los costos asociados a éste, elementos que -según nuestros lectores- pueden clasificarse en los siguientes ítems:


El capital invertido: Es el más importante de todos, ya que el dinero que se invierte en inventario ya no está disponible para usarse en otras actividades. Por lo tanto, se debe determinar un costo de oportunidad que equivale a la ganancia que se podría obtener en inversiones similares.


Los servicios adicionales: Entre los que se cuentan: seguros sobre los artículos, renta o compra de equipo, personal para el manejo de los artículos disponibles, entre otros;


El almacenaje: Éste puede variar, dependiendo de si la bodega es propia o arrendada. En el caso de la segunda opción es recomendable determinar un costo por metro cuadrado, lo que se hace mediante un prorrateo de todos los gastos en el espacio rentado. Mientras que si la bodega es propia, debes incluir aquellos gastos como impuestos sobre propiedad y depreciaciones.


El riesgo: Una gran cantidad de productos bajan de valor durante el almacenamiento, debido a pérdidas, deterioros, mermas u obsolescencia. Esta pérdida de valor representa un costo que se debe asignar al mantenimiento del inventario.


Como señalamos anteriormente, la falta de información sobre aquello que se maneja es otra falencia de las empresas. Cómo administrar si no se sabe qué ni cuánto se tiene que administrar. Esta pregunta que parece de sentido común es una de las interrogantes que más se repite entre las opiniones de nuestros lectores.


La falta de información sobre los productos almacenados hace que la empresa cometa errores que afectan su operación y a la larga pueden afectar la relación con sus clientes. Por otro lado, la falta de visibilidad de la información y la inexistencia de datos certeros terminaría por generar errores como: descoordinación, por falta de previsibilidad, por falta de comunicación interna; lo que a la larga lleva a no comprender los tiempos de reabastecimiento de los materiales, entre otros aspectos.

 

INVENTARIO Y RENTABILIDAD


El inventario no es solamente una unidad contable, sino también, un activo estratégico que le permite a las empresas lograr el nivel de servicio adecuado para satisfacer las necesidades de los clientes, enfatizó uno de nuestros lectores.


Esta perspectiva nos lleva a identificar una de las cualidades más importantes del inventario: La rentabilidad, como concepto de productividad que se aplica a toda actividad económica en la que se utilizan recursos materiales, humanos y financieros con el objetivo de obtener resultados. Si bien este concepto se utiliza de forma amplia, generalmente se denomina rentabilidad al beneficio que, en un periodo de tiempo, producen los capitales utilizados en el mismo.


Ambos conceptos, inventario y rentabilidad están -a juicio de los profesionales- estrechamente ligados, entendiendo su lógica como: “Mientras más eficiente sea el manejo de nuestro inventario, mayor será la posibilidad de rentar”. En términos simples, mientras nuestro inventario tenga los productos y las cantidades requeridas, la respuesta a nuestros clientes será óptima y los ingresos por ventas pueden ser mayores.


Bajo esta idea, se devela lo significativo que es para la gestión del inventario conocer o estimar la demanda de parte de los clientes, de tal manera que se tengan los artículos en el almacén. En esta relación de conceptos surgen, según los comentarios de nuestros profesionales, los siguientes aspectos:


a) Se debe tener el inventario necesario para satisfacer las necesidades de los clientes cuando lo requieran; b) se debe tener la menor cantidad de inventario posible ya que su mayor o menor cantidad implica un mayor o menor costo de mantenimiento; c) se debe procurar tener la menor cantidad de inventarios, ya que esto aumentaría la rentabilidad de la operación.


EL FACTOR HUMANO

 

En tu CD o almacén deberás tener personas que tomen inventarios, operarios que contabilicen y conozcan las piezas/elementos que van a ingresar y que efectúen chequeos de stock de forma continua.


Entonces, teniendo en cuenta el factor humano, nuestros lectores han señalado que “si los que van a realizar el recuento no conocen lo que están inventariando, la confiabilidad será menor y se tardará más tiempo”. A partir de esta problemática, uno de los consejos planteados es que el personal novato realice recuentos para que vayan conociendo los productos. Al mismo tiempo, es esencial que la rotación del plantel que tomará inventario sea mínima.


Respecto de los procesos de conteo de mercaderías, nuestros lectores han coincidido en que muchas veces, con el afán de terminar rápido el conteo, incrementamos el número de personal lo que puede generar complicaciones y errores. En este sentido, muchos colaboradores han señalado que en este proceso no existen los errores aceptables, dado que la toma de inventarios tiene como primer objetivo reflejar empíricamente la situación actual del stock.


Por otra parte, hay quienes coinciden en que no es menor sacar los listados y organizar a los grupos de trabajo. Otro de los puntos a tener en cuenta, es el ingreso del conteo al Excel o al sistema que se ha integrado a la compañía. Lo anterior, requiere mucho tiempo y en el caso que haya diferencias, entre lo físico y lo informático, habrá que hacer un recuento para chequear si fue bien contado o no.


FRASES DESTACADAS


Entre los comentarios recibidos a través de la plataforma Linkedin y de parte de profesionales del área rescatamos algunas frases que denotan la importancia del inventario en la operación de una compañía:

 

SI ESTAMOS INVENTARIANDO, LOS ERRORES NO DEBERÍAN ACEPTARSE.


Dos variables o dimensiones a considera en este proceso: Volumen y Variabilidad de los productos. Considerar inicialmente el tipo de producto a almacenar. Respecto de ello, una variante determinante es categorizar los productos en base a dos indicadores: mercaderías estratégicas y críticas.


Considerar el lead time de proveedor nos permite determinar cuáles son los que deben ocupar mayor espacio. Se debe efectuar un adecuado análisis de la demanda de cada producto, con el objetivo de establecer los niveles óptimos de inventario, considerando el lead time que corresponde a cada uno de ellos. En el caso del "Control de Inventario" o "Administración de Inventario" es importante tener en consideración la cantidad de bodegas, si se cuenta con Centro de Distribución, ya que esto permite controlar el flujo de los productos, sus entradas, salidas, picking, packing procesos de despacho y distribución.


LOS PRINCIPALES ERRORES, SE PRODUCEN AL SALTARSE PROCESOS, PERDIENDO INFORMACIÓN.


La gestión (planificación) de demanda es fundamental para evitar rupturas o quiebres de stock. Normalmente en esta área se producen problemas al no anticipar periodos de alta demanda o no contar con sustitutos de un producto para suplir una mayor demanda. Usualmente las empresas manejan indicadores de la tolerancia en sus diferencias de inventario que pueden ir desde un 0% a 5% según sea la política de la compañía. Estos indicadores, usualmente son determinados por los volúmenes o costos.


REVISAR LA DEMANDA, SI ES UNA DEMANDA PUSH O PULL.

 

La rotación de inventarios y los costos del mismo son críticos en la gestión. Es vital saber qué tipo de inventario maneja (materias primas, productos terminados, etc.). El inventario debería ser el menor posible, lo que permita mantener el nivel de servicio requerido por el cliente.


Para lograr una eficiencia operacional es necesario saber: Desde donde se abastece, cuáles son los lead times para cada etapa (si hubiera más de una), definir el stock de seguridad, cuál es la demanda, el nivel de venta, etc.

Last modified on Lunes, 06 Enero 2014 16:51

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