MEDIR PARA CONTROLAR Y CONTROLAR PARA GESTIONAR, EL POQUÉ DE LAS MÉTRICAS LOGÍSTICAS

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Todos coinciden en que implementar métricas es algo ineludible en el plano logístico, no obstante muchas veces este objetivo se diluye o muere en el intento porque no se saben implementar o simplemente se pierde de vista el objetivo inicial. ¿Qué debemos hacer?, a continuación le damos la respuesta.


En el competitivo esquema de negocios actual es más importante que nunca optimizar los recursos, focalizándose en lo que es más crítico para los clientes y para el propio negocio. En esta dinámica, la logística viene a jugar un papel primordial; ya que esta actividad comprende la gestión del flujo de productos de una empresa desde los proveedores hasta los clientes, cuando éstos los necesitan y con el menor costo posible.


Entonces, si la logística se encarga de planear, implementar y controlar el almacenamiento, el flujo de servicios y bienes, así como de la información que tiene que ver con el origen y el destino de un producto, será imprescindible para toda compañía medir cómo se están llevando a cabo estas acciones, partiendo de la premisa de que: “La única forma de mejorar es saber en qué fallamos”.


“Medir para controlar y controlar para gestionar”, esa es la cuestión, sostuvo Jorge Sanhueza, Gerente de Proyectos de Cyliani, agregando que hoy en día el uso de métricas es un factor incuestionable en el mundo logístico. “Todos miden. Sea una empresa pequeña, mediana o grande. Es algo fundamental”.


En esta lógica, explicó Raúl Espejo Arteaga, Socio Consultor Sologistik, “si una empresa implementa procesos de mejora continua es esencial tener una medición para saber si las acciones que estamos llevando a cabo tienen un impacto”. Al mismo tiempo, el experto agregó que otro aspecto importante que deriva del uso de métricas en los procesos logísticos es el efecto motivacional que tienen en la performance de las personas que trabajan en la operación. “Simplemente por existir (las métricas), los trabajadores – tanto a nivel ejecutivo como operativo- se sienten más motivados; quieren lograr desafíos de mayor nivel. Eventualmente, el alcance de metas también puede estar asociado a bonos financieros, bonos de productividad o desempeño, lo cual también resulta ser un aliciente”.


Por tanto, el uso de métricas en la logística es un factor incuestionable a estas alturas. Lo realmente relevantes saber cómo generar un proyecto de esta categoría para que logre el objetivo general al que apunta: Optimizar la cadena de suministro. Si tenemos en cuenta que la logística acompaña al producto o servicio a lo largo de todo el proceso, medir y saber medirla es un aspecto clave y, sin duda, uno de los grandes retos de las empresas es implementar indicadores que permitan una medición eficaz y efectiva: datos reales, útiles y que se puedan interpretarse de forma sencilla. Sólo así se pueden tomar decisiones adecuadas que lleven a la mejora constante del servicio que ofrecen a sus clientes, sostuvo Raúl.


SABER MEDIR


Con el conocimiento, la evaluación y medición continua del desempeño logístico lo que se pretende es conocer con exactitud la eficiencia y llegar hasta soluciones que permitan alcanzar el rendimiento más alto posible dentro de la cadena de suministro. En definitiva, se trata de identificar problemas o aspectos a mejorar y actuar en consecuencia, conocer el grado de competitividad en relación a la competencia, utilizar los recursos y activos de manera que se vea beneficiada la productividad y efectividad y, por supuesto, se trata también de reducir gastos.


No obstante, todo lo anterior no puede ser factible si no se apunta a una estrategia corporativa, explicó Sanhueza, señalando que: “Antes de definir los indicadores que utilizaremos para medir. Primero debemos establecer porqué queremos medir un proceso y saber qué es lo que queremos medir, definir mi cadena de suministro y en base a eso buscar cuales son los mejores indicadores. Otro aspecto es tener claro de dónde vamos a extraer la información que mediremos, si es factible obtenerla y cómo lo haremos, este último punto es muy relevante y es la razón de que muchas implementaciones de métricas mueran rápidamente”.


“Muchas veces una compañía tiene la intención de generar indicadores y presentan esta iniciativa a los altos mandos. Pero luego se dan cuenta que no tienen las bases para logarlo. Para atacar el tema e implementar los indicadores, por tanto, “se debe pesar un proyecto de varias etapas donde primero definas tu estrategia de cadena de suministro, (para saber los indicadores a implementar), reconocer las fuentes de información, el responsable que tendrá cada uno de los indicadores, las metas que persigues en torno a la mejora continua, etc. Hay todo un tema estratégico previo antes de lanzarse a la medición”, puntualizó Sanhueza.


En este punto, la integración de los datos es primordial, aseguró el experto de Cyliani, apelando a que en la medición todas las áreas de la compañía tienen un rol. “Una vez que cumplimos con responder cuál es nuestra estrategia, toda la compañía debe estar alineada en base a este proyecto de medición, ya que por lo general la información que necesitamos para alimentar las métricas viene de distintas áreas de la organización”.


Sobre este aspecto los expertos han coincidido en que, en ocasiones, es tan complejo reunir data que el proyecto de implementación de las métricas se desvirtúa. “Finalmente pareciera que el objetivo es lograr obtener el dato y no gestionarlo. Para muchas empresas, generar un set de indicadores se vuelve tan complejo que –una vez que han logrado obtener los datos para ello – sienten que han alcanzado el objetivo, cuando lo cierto es que han construido un termómetro pero no han curado la enfermedad aún”, sostuvo el ejecutivo.


TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN


Sin ninguna duda, cuando hablamos de desempeño logístico, las empresas con un sistema de medición del desempeño más efectivo son aquellas empresas que apuestan por la innovación, que cuentan con indicadores innovadores y que van en línea con las estrategias corporativas. Y debemos tener en cuenta que los indicadores que se implementen deben ser cuantificables, comparables y que permitan la toma de acciones en pro de la calidad de los servicios.


En este plano, las tecnologías son relevantes para extraer información del desempeño logístico en general. No obstante, explicó el ejecutivo de Cilyani “En Chile la mayoría de las empresas sólo cuentan con ERP’s con módulos financiero y no logísticos como sí lo tienen los WMS. No tienen, por lo tanto, acceso a información específicamente logística, a menos que la recolecte manualmente lo que supone un gran esfuerzo y un logro de información acotada a un pequeño periodo de tiempo;” data con la cual es casi imposible generar un cuadro de mando o indicadores eficientes.


En este plano, afirmó el experto, “la logística ha sido el hermano pobre de la gestión de las empresas y ha costado que éstas destinen recursos para lograr mejorar. En eso estamos al debe”. “Típicamente es bueno tener 24 meses de historia de un proceso. Tienes que vivir una cierta historia para saber si lo que ocurre en febrero tiene un impacto en lo que ocurre en marzo los efectos que determinado evento (estacionalidad) tiene sobre la medición general”, explicó Raúl Espejo.


INTEGRACIÓN DE UN SISTEMA DE MEDICIÓN LOGÍSTICO EN LA EMPRESA


Es fundamental tener en cuenta que los aspectos que se deben medir son sólo aquellos que son importantes en los procesos de la ropa empresa. Por tanto, el desarrollo de indicadores se debe llevar a cabo solamente sobre aquellas actividades o procesos que tienen afectan y son importantes para los objetivos logísticos de la organización.


¿Y cuáles son esas actividades o procesos que se deben considerar de relevancia para los objetivos? Bueno, como señalamos las características, necesidades y objetivos de cada empresa marcarán hacia dónde se debe ir, pero podríamos generalizar y decir que son relevantes los procesos de recepción, almacenamiento, inventarios, distribución, entregas, facturación y los flujos de información.


Será necesaria en este aspecto la mejora continuada en este aspecto, ya que el establecimiento de indicadores no finaliza al definirlos, sino en la innovación de la métrica y la mejora del desempeño.


Por otra parte, si se falla al definir un indicador y, al cabo de un tiempo, entendemos que éstos no eran los adecuados, la compañía no debe desmoralizarse. Lo realmente complejo y atemorizante es no tener ninguna iniciativa o implementación de métricas en absoluto.


LOS BENEFICIOS DE LA MEDICIÓN


Por una parte, quizá la más obvia, es que estas mediciones permiten visualizar el estado de la cadena de suministro economizando al máximo el tiempo que se invierte en ello. Pero además, contribuye a que la toma de decisiones adecuadas para la mejora se pueda realizar en un plazo más corto de tiempo; ayudará en la mejora del servicio, lo que repercutirá de manera positiva en la relación con el cliente; y además permite a los departamentos implicados el tiempo necesario para poder poner el foco en decisiones de impacto global y actual en base a ello.

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