¿CÓMO HACER FRENTE A UNA SITUACIÓN LÍMITE EN LA OPERACIÓN LOGÍSTICA?

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La definición de “una situación límite” posee muchas aproximaciones, en especial en un ambiente tan particular como el que se vive en este mundo globalizado. Y es que los límites son hoy más que nunca, inciertos, movedizos, atemporales y en algunos casos casi inexistentes. La gestión de la logística, también se ha venido enfrentando a estas tensiones. Y es que cada aspecto logístico se encuentra en esa situación. En dicha dirección desplegaremos cuáles podrían ser las situaciones que se presentan en cada uno de los procesos que integran la gestión logística. De igual forma cómo podríamos hacerle frente a la misma y, al menos, poseer un esquema estratégico para no sucumbir en el intento.

El inventario

La situación límite que se ha hecho patente en este rubro es sin lugar a dudas el tema de la obsolescencia. Y es que cada vez más la demanda varía en cantidad y requerimiento. Mayores exigencias en tiempo de respuesta, agilidad en disponibilidad y presión financiera en términos del costo asociado al almacenamiento y la movilización hacen que los niveles de inventario deban ser los correctos. La gestión de la logística debe enfocarse en sincronizar y armonizar los niveles de demanda, y los flujos asociados, es decir lo requerido en tiempo y cantidad, con el nivel correcto de inventario. Adicional las particularidades según: tipo de producto, presentación, cantidad, condiciones de entrega, entre otros, también debe ser las correctas, es decir, son también condiciones límite. Los niveles de inventario entonces, se deben ajustar según todas las consideraciones anteriores. En este sentido todos los actores que afectan o son afectados por el inventario, contribuyen a esta situación límite. ¿Cómo podríamos hacerle frente a todo ello? La respuesta no es simple, aunque al propio tiempo no es compleja o enrevesada. La situación límite está altamente influenciada por el costo. En este caso son costos asociados son los elementos que tenemos que calcular. Pero no con la perspectiva del costo tradicional, es decir de tipo forense, sino con una aproximación asociada al proceso. Una excelente herramienta es el Costo ABC (Activities Based Cost) o costo basado en las actividades que comendan el proceso. Si bien la arquitectura del método no es estándar, provee la mejor visual en perspectiva de cómo podríamos enfrentar dicha situación límite, es decir, perder rentabilidad de manera abrupta. Otra consideración límite en los inventarios es lo relacionado con la confiabilidad de la información que se obtiene de sus niveles y estados.

La tecnología de la información nos confiere la posibilidad de estar muy cerca de un alto estándar, mejor dicho, de un nivel de confianza entre lo real y lo teórico, superior al 99%. Pero esta confiabilidad tiene que trabajarse muy arduamente.

Procesos, metodologías, operaciones deben estar en continua revisión por parte de los garantes de la idoneidad del inventario. Toda asignación de tareas, formas de registro, físico o digital, debe cumplir con una premisa vital: el tiempo de ejecución ha de ser real y llevado a cabo por los expertos del área. Ya no es posible dejar que los “ajustes” de inventario sean una rutina que queda en manos de terceros. El análisis de cómo está nuestro inventario, cuándo ingresará a un nivel no correcto, bien por exceso o defecto, dónde ubicarlo y hacía dónde movilizarlo, ya son aspectos límite que no brindan mucho margen de maniobra bajo una directriz tradicional u ortodoxa. Tenemos que ser más ágiles y sobre todo abiertos a alternativas que podamos emplear para alejarnos de ese límite que representa un costo variable fuera de control. Conceptos de aplicabilidad existen, desde siempre, y ahora la tecnología de la información nos permite ejecutarlos adecuadamente.

El almacenamiento y la distribución

Si bien las particularidades del almacenamiento están ligadas a los niveles de inventario, la situación límite que más se presenta en los almacenes es una combinatoria de: tiempo de respuesta y exactitud en la entrega. Ahora bien ¿cómo podemos lidiar con estas dos variables? El entorno de las operaciones ya no es un escenario predecible. La nueva tecnología de la información, si bien se ha convertido en una herramienta muy poderosa y útil, también representa un desafío mayúsculo. Los requerimientos de surtido provienen de múltiples escenarios y la omnicanalidad comercial se ha convertido en un estándar que enlaza todos los entornos. Ante ello no se presenta sino una posibilidad de ajuste a la situación límite planteada, y es ser ágiles. La distribución tiene que estar a la par de la gestión del servicio, sin demarcaciones rígidas y mucho menos excesivas en protocolos de cumplimiento. De lo contrario las consecuencias en lentitud de cumplimiento y exceso de costos logísticos, traerá como consecuencia la perdida rápida del poder de competencia.

Las compras y los proveedores

La gestión de la procura ha evolucionado con los nuevos esquemas de servicio que las organizaciones tienen que brindar a sus clientes. Ahora, la misma se sustenta es un accionar estratégico, donde la planificación de qué adquirir, cuándo, con cuál nivel de servicio y desde cuál proveedor, es indispensable. La elaboración de escenarios de cómo comprar, cuándo, desde dónde y bajo cuál canal de surtido, es ya una acción rutinaria. El proceso de compras pasó de ser solo una gestión operativa a una de negociación integral. El profesional de las compras ahora tiene que coordinar operaciones, logística de movilización, estimación de costos, desarrollo de los proveedores, gestionar aspectos técnicos de aseguramiento de la calidad e inclusive manejar elementos base de tecnología de información. Al igual que en los otros aspectos, las herramientas de información existen, y su aplicación solo necesita de la voluntad de emplearlas.

General

Las situaciones límite, como hemos colocado en nuestro encabezado, no son aquellas que se presentan producto de una potencial alteración de un concepto preestablecido, sino son las que se presentan en función de diversos factores que se junten en un momento determinado. La logística no escapa a ello, y es probable que varias de las reseñadas pronto cedan su lugar a otras derivadas de la dinámica global y regional. Pero lo esencial es estar muy en contacto con el proceso logístico, sus influencias y afectaciones. El flujo logístico es altamente sensible al entorno, la relación de los clientes con la organización y los cambios tecnológicos, en todo ámbito, desde la información hasta la alimentación. Mientras más desarrollados se encuentren nuestros “sentidos logísticos” mejor podremos manejar las situaciones límite actuales y las que vienen.

Eutivio Luis Toledo
Ingeniería Logística Eutivio Toledo
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