LOGÍSTICA: HERRAMIENTA FUNDAMENTAL PARA LA INDUSTRIA DE ALMACENAMIENTOS Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Junio 13, 2012 0 3930

La industria del almacenamiento y gestión de la información nace en el mundo después de la segunda guerra mundial como una forma de resolver el resguardo de información personal, tema que comercialmente fue rápidamente sensibilizado en aquellos años, debido a la gran cantidad de información personal que se había perdido en Europa, en especial en el caso de los judíos a causa de la guerra.

 

andres amigoEste primer paso fue dando espacio para el crecimiento y desarrollo de esta industria, la cual fue rápidamente encontrando soluciones para las siempre crecientes necesidades de resguardar información. Naturalmente, esta industria ha ido evolucionando y hoy no sólo se almacenan documentos físicos sino también digitales en complejos procesos, en los cuales la gestión logística se torna fundamental para otorgar un adecuado modelo de gestión basado en dos grandes pilares: Seguridad de la información y continuidad de la operación; y Respuesta al cliente oportuna y precisa de la documentación solicitada.

 

¿CÓMO OPERA ESTA INDUSTRIA?

 

El modelo de operación está basado en las tres grandes necesidades de los clientes de la gestión documental, estas son:

  1. Seguridad: Manejar la información en instalaciones preparadas con estrictas medidas de seguridad para evitar los riesgos de incendios, sismos, hurtos u otros que pudiesen poner en peligro información de altísimo valor para los clientes. En Megaarchivos, nos aseguramos no sólo de tener las más innovadoras medidas físicas de seguridad, sino también de manejar altos estándares de calidad y proceso, razón por la cual estamos certificados bajo las normas ISO9001 e ISO27001 de seguridad de la información.

  2. Manejo de la información y sus Bases de Datos: los operadores de esta industria manejan los procesos y tecnología necesaria para ordenar, identificar y reconocer física y digitalmente la información de sus clientes, este complejo modelo logístico de trazabilidad permite hacer eficiente y segura la búsqueda de información.

  3. Respuesta: las empresas que operan la industria de la documentación, están preparadas logísticamente y en función de sus modelos de operación para dar rápida y eficiente respuesta a sus clientes, a través de modelos de distribución para entregar documentación, la cual es demandada en poco tiempo y exige por parte de los clientes respuestas inmediatas. Por otra parte, mucha de aquella documentación solicitada se entrega digitalmente, en un modelo que hoy en día resulta muy atractivo para resguardar, controlar y hacer eficiente el modelo de guarda documental.

 

¿QUÉ APORTA LA LOGÍSTICA COMO DISCIPLINA A ESTA INDUSTRIA?

 

La logística, esta pseudo-ciencia casuística que se ocupa de diseñar y gestionar los flujos físicos y de información, es la piedra angular de cualquier modelo de gestión -incluso digital- de documentación. Pues, genera los puntos de apoyo de este negocio:

 

  1. Manejo con precisión de la ubicación de la información: A través de un complejo manejo de la trazabilidad basado en el control del proceso, del software que nos permite en Megaarchivos realizar con éxito esta labor y –por supuesto- del compromiso mutuo de la empresa y sus colaboradores.

  2. Capacidad de respuesta a los requerimientos de los clientes: Nuestros clientes tienen la necesidad de respuesta casi inmediata para sus documentos, ya sea física o digitalmente, en otras palabras entendemos el negocio como la necesidad de entregar la información a nuestros clientes a la misma velocidad con la que un usuario pudiese obtener un documento en su propia oficina. Esta visión resulta fundamental para plantearse un modelo de operación logístico ágil y controlado para entregar rápidamente la información solicitada, pero para jamás perder el control (traza) de la documentación.

 

Finalmente, y a diferencias de otras industrias, las existencias (documentos) en esta industria no están afectos a ningún rango admisible de merma, ni por hurto, ni por deterioro o simple pérdida, pues cada contenedor de información contiene información única y muchas veces irrecuperable para los clientes.

 

Last modified on Jueves, 28 Junio 2012 16:19

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