LA LOGÍSTICA Y EL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES (ABC COSTING)

Diciembre 13, 2012 0 38639

leoncio lizama 

Las presiones sobre las compañías y los negocios cada día tienen nuevos desafíos:

 

Cuando era aún un adolecente, el imperativo era la CALIDAD y las empresas competían y luchaban para obtener este preciado trofeo. Cuando la calidad fue un aspecto que estuvo al alcance de todas las compañías y dejó de ser el gran imperativo, el desafío se transformo en CALIDAD / PRECIO. Es decir, lo anterior se transformó en cómo obtener esta calidad de la forma más eficiente que sea posible.

 

Con en paso de los años y en los mercados actuales, el nuevo desafío está centrado en CALIDAD / PRECIO / SERVICIO; es decir, como lograr la diferenciación hacia nuestros clientes basados en el concepto de servicio y cómo este concepto mueve la variable precio.

 

Y a futuro… Qué? …. Los nuevos desafíos están en la entrega de valor a nuestros clientes, aspecto que nos lleva a lograrlo a través de superar las expectativas que ellos tienen de nuestros productos, bienes y servicios que les suministramos. La pregunta que surge de este tema es cómo lo lograremos. Y la respuesta viene desde los nuevos desafíos que comenzarán a regir en el mercado, centrándose este en una competencia de las cadenas de negocios para satisfacer las necesidades de sus clientes y entregar valor a través de la superación de sus expectativas.

 

EL NUEVO DESAFÍO CALIDAD / PRECIO / SERVICIO / SUPPLY CHAIN

 

Y que es la Logística, pues bien, ella está definida como el proceso de planificación, implantación y control de la eficiencia, flujo efectivo y almacenamiento de las materias primas, inventarios, productos terminados e información relacionada, desde el punto de inicio (Proveedores) hasta el punto de consumo (Cliente), con el propósito de conformar los requerimientos del cliente, superando las expectativas que ellos tienen de él.

 

Pero, si es tan importante el rol que comenzará a cumplir la Cadena de Logística en las compañías, ¿nos hemos preocupado de administrarla y gestionarla adecuadamente?.

 

Inquietudes básicas como las siguientes, aún no son adecuadamente resueltas en las empresas y ellas nos colocan grandes desafíos para ser competitivos y eficientes en los nuevos mercados que debemos competir

 

Ahí aparecen las técnicas de ABC Costing que nos facilitan y entregan herramientas adecuadas para manejar, controlar y gestionar adecuadamente nuestra Cadena de Logística y sus procesos asociados

 

¿QUÉ ES ABC?

 

En la actualidad, las empresas enfrentan un significativo nivel de competencia, clientes altamente exigentes, menor duración del ciclo de vida de los productos, alto nivel de integración industrial, plataformas comunes de producción o prestación de servicios, múltiples líneas de productos y múltiples canales de distribución conviviendo en forma armónica, etc., que en definitiva se traduce en un alto nivel de complejidad de las operaciones comerciales, para las cuales los sistemas tradicionales de costos no han sido capaces de apoyar adecuadamente.

 

En el pasado, los costos directos representaban el principal porcentaje de los productos/servicios. Los gastos generales y los costos indirectos, no constituían un porcentaje relevante de los costos de los productos por lo cual distribuirlos a los productos de acuerdo a las horas hombres de producción o volumen de venta, era un criterio razonable. Bajo esta perspectiva, los sistemas tradicionales cubrían suficientemente las necesidades de información de costos de las empresas. Sin embargo, de acuerdo a este nuevo ambiente competitivo, los gastos generales y costos indirectos, han pasado a justificar más del 50% de los costos de los productos y servicios, situación en la cual los sistemas tradicionales han dejado de ser la herramienta más correcta para apoyar la gestión de las empresas.

 

Costeo Basado en Actividades, ABC (Activity Based Cost), surge ante la falla de los sistemas tradicionales de costeo, en distribuir correctamente a los productos, los gastos y costos indirectos. Muchas compañías reconocen hoy día, que sus sistemas de costos son inadecuados para las actuales exigentes condiciones de competencia. Los sistemas, que han sido diseñados principalmente para valorizar inventarios con el propósito de preparar los estados financieros y pagar impuestos, no están proporcionando a los gerentes la información oportuna y pertinente que ellos necesitan para introducir mejoras en la eficiencia operacional y medir los costos de los productos.

 

ABC asigna costos a las actividades basado en cómo éstas usan los recursos y asigna costos a los objetos de costos, basado en cómo éstos hacen uso de las actividades. El proceso de asignación de costos a actividades y objetos de costos, se apoya en criterios llamados "drivers" (el mejor equivalente en castellano es "generador" o "inductor" de costos) que explican la relación de causa y efecto entre estos elementos. Por lo tanto, los conceptos claves de ABC son:

  • Recursos, elementos económicos usados o aplicados en la realización de actividades. Se reflejan en la contabilidad de las empresas a través de conceptos de gastos y costos, tales como: sueldos, beneficios, depreciación, electricidad, publicidad, comisiones, materiales, etc.

 

  • Actividades, conjunto de tareas relacionadas que tengan un sentido económico relevante para el negocio, ejemplos: preparar plan anual, facturar, vender, atender clientes, etc. Saber distinguir hasta qué nivel llegar en el detalle de las actividades, es un elemento crítico en un proyecto ABC, la experiencia es el principal fundamento de este proceso.

  • Objetos de Costos, es la razón para realizar una actividad. Incluye productos/servicios, clientes, proyectos, contratos, áreas geográficas, etc.

 

  • Drivers, es un factor o criterio para asignar costos. Elegir un driver correcto, requiere comprender las relaciones entre recursos, actividades y objetos de costos. Drivers de Recursos, son los criterios o bases usadas para transferir costos de los recursos a las actividades. Drivers de Actividad o Costo, son los criterios utilizados para transferir costos desde una actividad a uno o varios objetos de costos. Este driver se selecciona considerando cómo se relaciona la actividad con el objeto de costo y cómo la relación se puede cuantificar.

 

ABC no es un nuevo método de contabilidad financiera, ya que el análisis de actividades usa cifras obtenidas del sistema contable. Su propósito es proporcionar a los gerentes una herramienta para aumentar la rentabilidad por medio de proveer información basada en hechos, para mejorar las decisiones estratégicas, operacionales y de precios; que en forma conjunta determinarán el resultado financiero futuro de la empresa. ABC es comúnmente implementado independientemente de los actuales sistemas contables. Los datos de gastos y ventas son obtenidos del sistema contable y del sistema de ventas, pero el cálculo, análisis y preparación de informes ocurre fuera de estos sistemas. Aunque no es necesario reemplazar el actual sistema contable, cuando la implementación avanza al interior de la empresa y se aprecian cada vez mayores beneficios, generalmente se tiende a modificar los sistemas internos para hacerlos más eficientes.

 

Una de las características más sobresaliente de ABC, es su simplicidad. Siendo fácilmente comprensibles sus conceptos, permite concentrarse en el real desafío que significa cambiar la forma de administrar:

 

  • Aprender a pensar en nuevos términos (actividades, recursos, objetos de costos, drivers)

  • Aprender a optimizar actividades dentro de la cadena de valor de las empresas, con un enfoque de procesos en vez de áreas funcionales

  • Enseñar al personal de las empresas a utilizar y compartir la información de ABC para mejorar el uso de los recursos y rentabilidad en general; y

  • Proporcionar análisis de los beneficios y oportunidades detectados a través de ABC

 

Esto nos lleva al siguiente paso ...

 

ADMINISTRACIÓN BASADA EN ACTIVIDADES (ABM)

 

Administración Basada en Actividades, ABM (Activity Based Management), implica el uso de la información obtenida a través de ABC para comprender y hacer cambios beneficiosos en la forma que las compañías hacen negocios. Con costeo basado en actividades (ABC), las empresas pueden responder preguntas tales como, ¿Cuáles son las actividades que más cuestan a la empresa?, ¿Qué actividades agregan valor?, ¿Qué actividades se pueden ejecutar más eficientemente?, ¿Cuáles son los clientes menos rentables?, ¿Qué servicios son los que cuestan más proporcionar?, ¿Cuáles son los canales de distribución más económicos?, etc. En resumen, ABM se hace realidad cuando se desarrolla una gestión basada en la información proporcionada por ABC.

 

ABM se inserta dentro de un marco de administración estratégica de costos y en los procesos de mejora continua, incorpora técnicas de análisis, tales como:

 

  • Análisis de actividades

  • Análisis de causa/efecto a través de los drivers

  • Análisis de las actividades que agregan y no-agregan valor

  • Calidad y satisfacción de los clientes

  • Benchmarking/Mejores Prácticas

 

 

Es importante comprender que una implementación de ABC/M es un proceso evolutivo de aproximación en etapas al negocio, y como tal, es un proyecto en constante desarrollo y maduración. Cada implementación de ABC/M es única e implica sus propias restricciones y desafíos de acuerdo a las características de cada empresa, industria y complejidad del negocio. Un proyecto inicial ABC/M puede tomar un tiempo de tres a siete meses para ser completado. Los proyectos de plazos breves, se enfocan en áreas muy específicas y delimitadas del negocio, lo que permite mostrar resultados en el corto plazo y a la vez ir progresando a través de la curva de experiencia.

 

ÁMBITO DE APLICACIÓN Y BENEFICIOS

 

Aunque las empresas productivas fueron las pioneras en el uso de ABC, al final de los 80's, los beneficios de ABC/M no se encuentran limitados al sector productivo. A principio de esta década un amplio espectro de compañías del sector de servicios, han comenzado a utilizar esta herramienta de gestión. Las empresas más interesadas en implementar ABC/M, comparten algunos atributos en común:

 

  • Los gastos generales o costos indirectos son altos

  • Necesidad de conocer la real rentabilidad de los productos/servicios

  • Una proporción sustancial de los costos son incurridos en ventas, administración y funciones de apoyo

  • Necesidad de lograr un fuerte control de los gastos generales y costos indirectos

  • El sistema contable vigente, distribuye los gastos generales y costos indirectos a los productos, proveedores y clientes, de una manera incompleta y simplista

  • La proliferación de productos, servicios, clientes o proveedores

  • Rentabilidades declinantes o un aumento de las amenazas de competidores emergentes.

  • La variedad/diversidad es significativa en términos de procesos o productos/servicios

  • El costo de los productos/servicios no refleja el actual uso de los recursos consumidos

  • Los informes financieros soportan las necesidades contables, no las de gestión del negocio

 

Este mismo ámbito de aplicación, demuestra las significativas áreas en las cuales ABC/M contribuye a mejorar la gestión de las empresas.

 

Otros beneficios adicionales se pueden visualizar, por ejemplo, cuando las empresas necesitan reducir gastos. Normalmente esto se realiza utilizando un enfoque orientado a reducir un cierto porcentaje de algunas cuentas de gastos (remuneraciones, gastos generales, electricidad, etc.) y áreas funcionales, sin tener claro el impacto que puede tener en algunos proceso claves. Sin embargo, ABC/M permite concentrarse en aquellas actividades que no agregan valor, evaluar aquellas actividades que están fuera de la cadena de valor de la empresa, analizar las posibilidades de outsourcing sabiendo cuanto cuesta desarrollar la actividad internamente, comparar actividades similares desarrolladas en diferentes áreas de la empresa para imitar las mejores prácticas (benchmark interno), etc. Lo anterior permite tener una cabal comprensión de la gran variedad de criterios de análisis y herramientas de gestión que ABC/M puede aportar a la empresa moderna altamente competitiva.

 

En resumen, los principales objetivos del Costeo y Administración Basado en Actividades (ABC/M), son calcular costos más exactos para los productos considerando el verdadero consumo de los recursos, apoyar el control operacional a través de los sistemas mejoramiento de la gestión, apoyar los análisis de rentabilidad y planificación estratégica del negocio, facilitar la mejora de los procesos y reducción de costos, promover un marco de mejoramiento continuo y apoyar el análisis de inversiones y planificación. ABC/M es más una herramienta de estrategia corporativa que un sistema contable formal.

 

Como conclusión, podemos señalar que la implementación inicial de ABC en la Cadena de Logística de las compañías puede ser considerada un proyecto. Sin embargo, si se desea implementar ABM, es necesario embarcarse en viaje en constante evolución. La empresa deberá usar la información de ABC permanentemente para tomar decisiones y por lo tanto se necesitará asegurar que los datos sobre los cuales se basa ABC (recursos, cambios organizacionales, valor de los drivers, nuevas actividades, drivers mejorados, etc.) sean actualizados regularmente, según los ciclos del negocio, ciclos trimestrales o anuales, o cuando ocurran cambios en el contenido del trabajo, servicios o clientes. ABM debe llegar a ser una herramienta para guiar la estrategia y un medio para ayudar a la empresa a gestionar su negocio. Durante la evolución de un proyecto ABC/M, el personal de la empresa llegará a tener una excelente comprensión del proceso y le surgirán nuevas preguntas. Cada vez que se revise y actualice la información de ABC, ésta se continuará modelando para responder en mejor forma las preguntas que genera el negocio. Finalmente, ABC no es una ciencia exacta y cada implementación es única.

 

Por Leoncio Lizana Gallo. Docente de Los diplomados de Gestión Logística de la Universidad de Santiago.

Last modified on Viernes, 14 Diciembre 2012 14:15

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.