¿Cuánto tiempo tarda la implementación?, ¿Qué factores son determinantes a la hora de decidir por uno o por otro? Y ¿cuál es el impacto que tienen estos sistemas sobre la productividad? son algunas de las interrogantes que debemos despejar si queremos adoptar alguna forma de mejorar los procesos productivos.
Hoy en día, la necesidad de adoptar un sistema que apoye la gestión de un Centro de Distribución, como un WMS (Warehouse Management System) tiene su origen, usualmente, en pretender mejorar el nivel de servicio a clientes e interno, optimizar los recursos, los espacios físicos, los recursos , tiempo y energía, reducir el nivel de inventario (ajustar el alcance), mejorar la precisión de los envíos, incrementar la exactitud de inventario, aumentar los indicadores y la productividad operativa y reducir los costos operativos.
Según la experiencia de quienes han implementado este tipo de sistemas, las cosas más importantes a la hora de decidir por uno u otro sistema son:
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Elegir un WMS que tenga el respaldo de una firma importante y estable en el tiempo, localmente.
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Es importante que antes de implementarlo, su empresa se informe respecto a otras experiencias que puedan ser semejantes, independiente del rubro en que haya participado en la implantación.
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Identifique bien lo que necesita en el futuro, una vez hecho esto, comience a fijarse en el precio. Si se comienza por el precio, podría no estar a la altura de sus necesidades y terminará gastando más.
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El WMS debe ser adaptable a la integración de otras tecnologías y además incorporar modificaciones. Este tipo de actualizaciones son fundamentales para hacer cada vez más robusto el control. Asimismo, cuantificar la implementación de esos cambios (tiempo, recursos, etc.).
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El proveedor elegido para la implementación debe dar garantías de un programa de capacitación, mantenimiento y soporte, lo más amplias posibles, que le permitan a usted actuar ante la contingencia sin detener los procesos, para esto se requiere asistencia las 24 horas.
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El proveedor debe contar con un soporte de consultores especializados durante la implementación y parametrización de la configuración del software.
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Preocuparse de que el conocimiento le sea transferido, con el fin de ir adquiriendo independencia del proveedor.
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El WMS debe permitir la fácil construcción de indicadores de Gestión, e integrarlos al sistema como parte de la herramienta y visible para usuarios.
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Establezca una base de ofrecimientos mínimo, ya sea soporte, horas de consultoría, mantenimiento, número de licencias, etc.
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Lo importante de tener un sistema eficiente es también saber utilizarlo.
En este sentido Waldo Vasquez, Jefe de Proyectos Logisticos de Finning Sudamérica comenta que “con el WMS nosotros pensábamos abaratar mano de obra, pero finalmente lo que se gana es poder seguir con exactitud los procesos, que los picking estén a tiempo, controlar horas extras de operarios, metas, etc. Nosotros medimos a la gente por productividad y esto nos ayuda enormemente”.
De este modo “lo primero que hicimos fue ver nuestra tecnología, la cual no era estándar. Por tanto, nuestro WMS debía cumplir con la condición de ser versátil y no ser estandarizado para un tipo de tecnología, que pudiera ser más cara que la que disponíamos y por eso optamos por el WMS de Binaria”.
Luego, la empresa implementadora del WMS muestra cómo funciona la tecnología de manera básica y estándar. De esa manera el cliente puede identificar que aspectos del software desea modificar. Este proceso de revisión puede tardar un mes. Luego se calcula la diferencia entre lo que ofrece el servicio básico y los desarrollos que se deben llevar a cabo, con lo que la empresa implementadora envía un presupuesto agregado al valor inicial.
Según Waldo Vasquez, respecto al presupuesto inicial, “estos cambios pueden significar entre un 20% a 30% más. Sin embargo, esas diferencias se negocian, ya que se produce un feedback entre el cliente y el implementador, donde ambas partes aprenden una de la otra y eso permite tener una mejor negociación”.
El proceso de implementación en el caso de Vazquez tardó 7 meses y abarcó desde los procesos de bodega, hasta cambios en la recepción, luego el modelo se replicó a escala nacional, proceso que duro 3 años. El consenso entre quienes han implementado estos sistemas dice que su implementación fluctúa entre 6 a 8 meses “una vez que se tienen todos los antecedentes "anexos" bien diseñados y preparados para la parametrización, por ejemplo: el diseño de las operaciones futuras, el levantamiento y diseño de los maestros (productos, clientes, proveedores, equipos, operarios, entre otros), la definición de alternativas operacionales y la “ferretería” (servidores, racks, NAS, UPS, etc.), entre otros”, señala Luis Alberto Álvarez, Consultor Líder - Advisory de PwC Chile y con más de 12 años de experiencia en consultoría y rediseño de operaciones logísticas en Chile, Perú y Argentina.
Como consejo, en el caso de una pyme, lo primero en que se debe poner atención es en que el software WMS no venga asociado a una tecnología determinada. Esto debido a que nos permite migrar de un hardware a otro sin tener limitaciones, de manera que si las cosas no andan bien, puedo comprar equipamiento más barato y el WMS seguirá funcionando. En el caso de que se quiera mejorar el equipamiento, no sería bueno tener un WMS con limitantes de hardware porque implicaría invertir en un nuevo WMS.
COMPLICACIONES TÍPICAS
Según Luis Alberto Álvarez, las trabas más comunes a la hora de implementar un sistema WMS "se pueden apreciar principalmente porque no existe el personal implementador adecuado o con el expertise suficiente, para llevar a cabo tan delicada responsabilidad, demostrando una falta de conocimiento del sistema que vendieron y sus capacidades”.
Asimismo, por parte del cliente se señala que es importante la creación de un grupo integrado por representantes de distintos sectores de la compañía, de manera que se realice una evaluación desde lo técnico, lo comercial y lo estratégico. Este equipo es a su vez importante en el proceso de implementación y posteriormente en la coordinación con el área que quedará a cargo de la administración del sistema, cuestión que ayudará tanto al desarrollo de nuevas herramientas que se ajusten a los requerimientos, como para su correcto y ágil uso.
En este sentido también es importante el aprendizaje de los operarios. La capacitación de estos puede ser compleja, especialmente si se requiere un cambio de cultura importante. Algunos, por no decir la gran mayoría de sistemas WMS establecen ciertos comportamientos de los trabajadores en la operación, los que a veces no se cumplen. Tal es el caso del trabajador que va a colocar el producto en el lugar que le indicó el WMS. A veces por comodidad, o por dificultad, el operario decide almacenar el producto en otra ubicación sin indicárselo al sistema. Es necesario que los operarios entiendan que esto no se puede hacer en una bodega con estas complejidades.
Otra dificultad es la implementación de los sistemas tecnológicos que requiere el WMS. Por ejemplo, el uso de radio para comunicarse con los aparatos portátiles que usan los operarios, o de algunos sistemas que apoyan el picking (pick-to-light por ejemplo), es necesario estar atento a estas diferencias porque pueden marcar más de un cambio.
También puede ser complejo implementar la forma de capturar la información. ¿Se va a usar códigos de barra o chips RFID? ¿Van a haber ingresos manuales? Asimismo, las conexiones con los sistemas existentes pueden resultar difíciles y caras de llevar a cabo, dependiendo de la compatibilidad entre el WMS y los sistemas de la empresa.