Es muy importante que las organizaciones se encuentren preparadas para que este fenómeno nunca ocurra, ya que puede generar un perjuicio económico importante y de insatisfacción del cliente.
El quiebre o rotura de stock es una situación que se da cuando una empresa no puede cumplir con la demanda de sus clientes, producto de que no cuenta con el stock suficiente para cumplir con los pedidos, es decir, es el proceso de demanda del cliente no satisfecha, provocada por la falta de stock. Fundamentalmente, una rotura de stock puede generar un problema mayúsculo en los intereses propios y de los clientes.
Este fenómeno puede traer varios inconvenientes a las empresas, como la perdida de confiabilidad en las entregas, insatisfacción del cliente, pérdida de prestigio empresarial, y problemas internos en la organización de la empresa, tales como dudas existenciales en los procesos y malestar general de los colaboradores.
Algunas de las causas más comunes del quiebre de stock son las siguientes:
Errores en la planificación: subestimación o no utilización de la información, lo que termina llevando a niveles de stock demasiado bajos. La ausencia de software y herramientas de predicción de la demanda es una de las principales causas de rotura de stock.
Inconvenientes con los proveedores: Recordemos que, para tener una cadena de suministro eficiente, los proveedores deben funcionar como socios estratégicos dentro de las organizaciones, por lo que tener una relación no confiable con estos o contar con proveedores no eficientes puede llevar a inconvenientes en el abastecimiento.
Efecto silo en la organización: El efecto silo es un fenómeno que se produce en las empresas cuando los distintos departamentos y sectores funcionan de forma aislada, sin la existencia de feedback ni intercambio de información. Esto genera un sinfín de problemas en la toma de decisiones, y en la fluidez de los conocimientos y datos necesarios para lograr la eficiencia.
Crecimiento de la demanda por hechos ajenos: Es el punto más difícil de prevenir, ya que se da por variaciones irregulares y fenómenos muy difíciles de predecir, como pueden ser sequias, catástrofes naturales o sanitarias.
Acciones para prevenir el quiebre de stock
Para que este fenómeno no ocurra, debemos tener una cadena de suministro eficiente, por lo que es muy importante lograr un manejo optimo del inventario. Implementar KPIs y, en caso de ya tenerlos, optimizarlos es una medida necesaria. Fijar un stock mínimo o stock de seguridad para los artículos que se comercializan y puntos de pedido optimo son medidas preventivas muy importantes.
La comunicación es fundamental para que todos los sectores tengan claros los objetivos que las empresas persiguen, por lo que el intercambio de información entre los distintos sectores es un punto clave a desarrollar. También, mejorar la relación con los proveedores, fidelizarlos y convertirlos en socios estratégicos es otra acción a la que es necesario prestarle principal atención. Conocer el lead time propio y de los proveedores es excluyente para lograr una buena administración del stock.
Se deben implementar sistemas de software que realicen recopilación y analicen datos, como los sistemas ERP, MRP y distintas herramientas que permitan realizar una correcta previsión de la demanda y lleven a la organización a tomar decisiones optimas y convenientes, con el objetivo de mejorar la gestión y la satisfacción del cliente.
Por Lucas Palmioli