El proceso de distribución y transporte se ha convertido en el más crítico en la gestión y administración de las cadenas de abastecimiento, ya que no sólo sus costos son altamente representativos, sino que se estima que entre un 30% y un 60% de los costos totales de logística, está directamente involucrado con la relación que se tiene con los clientes.
Esto hace que las empresas hoy tengan dentro de su visión estratégica de negocio la adquisición de un software para la gestión y administración del transporte (TMS) o piensen en cambiar la solución para que se adapte mejor a su empresa. Para acompañar este proceso, a continuación encontrarás 10 claves importantes para escoger el proveedor de software adecuado:
• Solución a la medida, solución SMB, solución world class: Las soluciones a la medida serán una opción inicialmente atractiva, pues le permitirá adaptarla a los requerimientos actuales de la operación. Sin embargo, el desarrollo de la misma llevará bastante tiempo pues deberá involucrar algoritmos avanzados para el ruteo, fórmulas complejas para la liquidación del transporte, entre otras características. Adicionalmente, la evolución y actualización de estas herramientas será al final muy costoso.
Una solución SMB (Small Medium Business) son soluciones pequeñas que le permitirán a las pequeñas y medianas empresas adquirir un software que optimice su operación de distribución, normalmente estas soluciones no son TMS, sino que pequeñas herramientas con algunas funcionalidades. Si su empresa es grande y mueve más de 30 vehículos diarios valdría la pena mirar una solución world class que son TMS robustos con más de 20 años de desarrollo. Tener definido qué clase de solución busca y necesita su empresa le permitirá seleccionar a los proveedores adecuados y compararlos bajo esas premisas.
• Alcance: Entender el alcance en función del modelo de negocio, si es on premise, cloud, SAAS y qué está incluido. Es recomendable elegir un modelo cloud pues permitirá siempre acceder a las actualizaciones constantes del software sin sacrificar la seguridad de la información.
• Escalabilidad: Es importante que a medida que la compañía crezca tenga una solución escalable que le permita responder a los retos de un mercado en constante cambio, que soporte múltiples operaciones y múltiples modelos de negocio. Es necesario entender, además, si el software permitirá dar alcance a otras funcionalidades que a futuro pueda requerir su operación como la trazabilidad, el control de las entregas, la rendición de viajes y la liquidación de los fletes que son componentes de un software TMS integral.
• Flexibilidad: Tener un software robusto y world class no debe ser restrictivo ni sobre dimensionar las necesidades de la compañía, una solución que sea modular le permitirá implementar los componentes que requiere su compañía, sin tener que adquirir por completo el software e incluso implementar por fases de acuerdo a necesidades y recursos disponibles.
• Configuración: ¿Qué tanto la herramienta se adapta a las necesidades de mi operación? ¿Qué tan configurable es? Hay que entender si la herramienta permite configurar todas las reglas de negocio de la organización, todas las restricciones y todas las variables necesarias como la geografía, los clientes, los pedidos, los tiempos de entrega, las condiciones del tráfico, el peso, volumen, pallets y capacidad del vehículo, entre muchas otras. Generalmente las herramientas pequeñas no permiten una alta configuración, son restrictivas y requieren de muchos desarrollos posteriores a la implementación para poder ajustar a las necesidades de la operación, lo cual implicará costos posteriores.
• Tiempo de procesamiento: Otro factor importante a considerar es el tiempo de procesamiento de datos, ya que muchos sistemas colapsan o tardan muchas horas en lograr resultados, por lo cual dependiendo la necesidad es un punto importante a evaluar
• Integración: Entender si la herramienta permite integrarse con los sistemas que tenga la organización como ERP, WMS, CRM, ECOMMERCE. Además, si la integración será nativa o si sólo será a través de archivos planos y qué tan flexible es.
• Nuevas tecnologías e innovación: Machine Learning, IoT, Big Data, Inteligencia Artificial y otros conceptos ya no deben ser ajenos a las soluciones TMS. La transformación digital que exige la Logística 4.0 para seguir avanzando convierte a un software de ruteo bien adaptado en la mejor herramienta para cumplir los objetivos en el supply chain, además de contar con un buen equipo y procesos bien definidos
• Soporte: Verificar la cobertura de soporte, el idioma en que lo prestan, sus tiempos de respuesta y que cuenten con área especializada para dar servicios. No basta sólo con dar soporte cuando el cliente lo busca, también se debe interactuar proactivamente.
• Experiencia del fabricante e implementador: La trayectoria del fabricante es bastante importante al momento de elegir un software de ruteo. Esto nos dará entendimiento de qué tan robusta es la herramienta, qué tan desarrollados están sus algoritmos de ruteo. Además, la cantidad de implementaciones, las industrias en las qué ha sido implementada y el tamaño de sus clientes.
Teniendo en cuenta estos aspectos podrán asegurarse de que la solución que se haya seleccionado, cubrirá los requerimientos funcionales, técnicos y estratégicos de la compañía.
Por: Carolina Garzón, Líder Comercial NOLA, Cerca Technology
