Mejorar la eficiencia de la cadena de suministro y, consecuentemente, alcanzar mayores índices de rentabilidad, son los objetivo primordiales de las empresas a nivel global; y para el logro de los mismos un factor determinante es la denominada Planificación de la Demanda (PD), dado que de esta acción (o proceso) derivan todas las actividades de planificación operativa, táctica y estratégica, de las compañías.
Afianzando la tesis anterior, Miguel Ángel González, académico experto en Planificación de la Demanda y Magister en Ingeniería Industrial, explicó que para alcanzar sus objetivos estratégicos, toda compañía debe articular y alinear a toda su organización hacia la obtención de los mismos, proceso que inicia con la estimación de los flujos financieros, los cuales se transforman en políticas funcionales y se traducen, finalmente, en los presupuestos departamentales, los que -a su vez- dependen directamente de la proyección de sus ingresos (ventas) y costos (infraestructura, procesos, dotaciones, programas de producción, abastecimiento, etc.), los que también están indexados a las expectativas de ventas.
En esta dinámica, explicó González, el propósito de planificar la demanda no es otro que: «generar la estimación de ventas para la organización, es decir, qué fracción de la demanda será posible satisfacer con la producción de sus bienes y/o servicios. Por esta razón, contar con un sistema efectivo de planificación de la demanda, permitirá a la organización proyectar eficientemente sus actividades y procesos, cumpliendo con sus presupuestos de ingresos y de sus costos», sin perder de vista sus políticas y presupuestos, alcanzando -de esta forma- sus objetivos estratégicos.
Complejo y dinámico, el proceso de Planificación de la Demanda se manifiesta de diferentes formas, según el tipo de organización que lo implementa. No obstante, Fabián Deramond, CEO de HEALTHCO S.A. y Ex Gerente de Planificación de Unimarc (SMU), explicó que su objetivo siempre es el mismo: “poder estimar las cantidades que demandarán los clientes (internos y externos) para así elaborar un plan global corporativo y organizar las actividades/recursos que soporten la satisfacción de sus necesidades (o las de sus clientes)”.
En esta línea, si extrapolamos el valor de la planificación de la demanda hacia el ámbito comercial, por ejemplo, podemos decir que su puesta en marcha, permitiría a las empresas del retail, distribuidores y fabricantes, prever la demanda de un producto determinado, durante un período de tiempo estipulado, logrando con ello: mejorar los niveles de servicio; reducir los índices de quiebre de stock (o de sobre- stok ), mejorar la gestión del inventario, optimizar el almacenamiento y las actividades al interior de los Centros de Distribución, aspectos que a la larga determinan el éxito del proceso logístico.
Y es que, la planificación de la demanda es clave a la hora de optimizar los procesos logísticos, dado que ayuda a disminuir la variabilidad inherente al factor estocástico de la demanda. El efecto látigo, que ha sido ampliamente descrito en la literatura, tiene consecuencias muy grandes en la eficacia y en la eficiencia logística. Con la planificación de la demanda, logramos disminuir y controlar la variabilidad generada al trabajar con un futuro incierto, por ejemplo, a través de la demanda proyectada y el adecuado seguimiento de la planificación/pronósticos.
Si ampliamos este análisis y somos capaces de integrar verticalmente estos efectos, seremos capaces de generar eficiencias en los costos logísticos de varios órdenes de magnitud, como lo han hecho grandes compañías en el mundo y estados de países, que han sido capaces de formar alianzas con sus proveedores y así disminuir los efectos colaterales de la toma de decisión individual versus la toma de decisión y administración conjunta de la planificación de la demanda.
FACTORES DETERMINANTES
Como se ha determinado, poner en marcha procedimientos de planificación de la demanda es de vital importancia para la sobrevivencia y rentabilidad de las compañías de bienes y/o servicios. Sin embargo, los sistemas de planificación de la demanda que existen hoy en día, muchas veces, no contemplan ciertas variables críticas que, de tenerse en cuenta, elevarían los niveles de asertividad en las proyecciones de ventas que sirven de base para dicha Planificación.
En esta línea, según Miguel González, aquellas variables críticas que se deben tener en cuenta para realizar una adecuada planificación de la demanda se contienen en 4 elementos generales: El mercado, los clientes, los consumidores y la capacidad de obtener y agregar información. Respecto de dichos elementos, el académico explicó que:
“(Las empresas) deben conocer los actores relevantes que participan en sus mercados, sus competidores (directos y sustitutos) y proveedores; su historia; sus estrategias; su poder de negociación; sus ventajas competitivas; sus procesos; su nivel tecnológico; su habilidad para innovar; su flexibilidad productiva y de mercadotecnia.
Igualmente –agregó- es necesario que conozcan las características de sus clientes, sus estrategias, sus motivaciones, sus proyectos y necesidades”. Respecto de los consumidores (actuales y potenciales), según González, “las compañías deben conocer las preferencias, necesidades y niveles de satisfacción que ostentan, para alinear sus proyectos de innovación y desarrollo; y aprovechar las oportunidades y defenderse de las amenazas”.
En tanto, para el académico, la capacidad de obtener y agregar información, tiene relación “con el nivel de desarrollo y madurez de la organización para generar los procesos y la inversión en tecnología que le permita procesar y actualizar la información del mercado”. Sobre este último punto, Fabián Deramond explicó que la principal dificultad que enfrentan las distintas industrias durante el proceso de planificación de la demanda es, justamente, obtener información “limpia” para “alimentar” el proceso de planificación, situación altamente significativa, dado que, “el principal factor crítico de éxito para una adecuada planificación de la demanda, es la disponibilidad de información fidedigna (que refleje la realidad) de las variables y factores que influyen en el proceso de planificación”.
EL PRODUCTO
Otro elemento de gran relevancia para la adecuada planificación de la demanda es la disponibilidad de información fidedigna relativa al producto (bien o servicio), objeto de la demanda. A este respecto, Juan Pedro Sepúlveda, Director de la carrera de Ingeniería en Logística y Transporte de la Universidad Andrés Bello (UNAB), explicó que “cuando hablamos de información relacionada a la demanda de un producto X, no sólo nos referimos a las estadísticas de venta del mismo, sino también, a las ventas ‘perdidas’ que lo afectan”. No obstante, el académico de la UNAB, agregó que esta información (ventas perdidas) es muy difícil de medir, dado que no existen desarrollos de TI orientados a captar y estandarizar estos datos. “En el caso del retail, gracias al uso de un ERP estándar, se puede conocer el consumo de un producto X, de forma diaria, pero es difícil poder estimar el número real de productos X, que dejé de vender y las razones por las cuales no se realizó la venta (falta de stok, por ejemplo.).
Ahora bien, respecto de la obtención de los datos relacionados con la demanda del producto, Sepúlveda, enfatizó que “lo ideal es que dicha información sea limpia y deje al margen todas aquellas variables internas y externas que, eventualmente, puedan existir con respecto al producto (promociones, descuentos, campañas de marketing), ya que estos factores alteran la demanda”. Sobre este punto, Deramond, agregó que: “El control sobre los eventos promocionales, es un factor que influye en la eficacia y eficiencia del proceso de planificación. Esto hace referencia a la influencia que tiene el cambio de precios en el comportamiento de la demanda. Acá entran en juego las curvas de elasticidad – precio de la demanda”.
Ahondando en la variable: Producto, Deramond, aseguró que es necesario analizar su ciclo de vida, “dado que, por ejemplo, un producto que está en la etapa de crecimiento es muy distinto de uno que se encuentra en etapa de madurez o declinación”.
De esta forma- agregó el ejecutivo- “el estudio analítico del comportamiento histórico de la demanda de los productos, es un punto muy relevante para realizar una adecuada planificación de la misma. En este sentido, los modelos de series de tiempo que utilizan pronóstico de los componentes de tendencia, estacionales y cíclicos, han demostrado ser herramientas muy poderosas para desarrollar procesos exitosos de planificación de la demanda. Igualmente, es muy importante considerar el horizonte de planificación y la estabilidad de la demanda, dado que de esto depende el tipo de método que debemos ocupar para hacer un pronóstico de demanda adecuado.
Por último, añadió el ejecutivo, “es clave tener un proceso de gestión y un conjunto de indicadores clave, que me permita reaccionar ante las fluctuaciones y las inexactitudes de los pronósticos, en forma oportuna y que retroalimente el proceso de planificación de la demanda en la empresa”.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES
Según el diagnóstico de los especialistas, actualmente las empresas nacionales no utilizan sistemas integrados de gestión de demanda y se apoya en sistemas “artesanales” de Planificación desarrollados, por ejemplo, en Excel y Access. Según González, las organizaciones justifican la baja inversión en sistemas integrados para la gestión de la demanda, en el (alto) costo que ésta representa, ya que no sólo se trata de adquirir una herramienta tecnológica, sino también de contar con profesionales calificados. “Es claro que los sistemas deben ser administrados por profesionales calificados y las empresas ven esta situación como un costo, no como una inversión, dado que los resultados no son inmediatos. La mejora se obtiene en el mediano y largo plazo”, explicó el académico.
Otro aspecto que explica el uso de sistemas ‘artesanales’, según Sepúlveda es la visión limitada que algunas organizaciones tienen del real potencial de una eficiente gestión de la demanda. No obstante, Deramond, planteó que en el futuro (no muy lejano) se reemplazarán cada vez más las decisiones que toman las personas, por sistemas muy sofisticados de apoyo a la toma de decisiones. “Los problemas que en el pasado parecían difíciles de resolver, hoy no lo son. Cada vez disponemos de más herramientas automatizadas, sistemas expertos, sistemas de control, tecnología para la mejora de procesos e información, que nos permiten vislumbrar grandes avances y mejoras en el proceso de planificación de la demanda para las compañías. Hoy existen muchas opciones de optimización de los costos y los niveles de servicio que las compañías pueden entregar a sus clientes. En experiencias de asesoría a grandes compañías de retail y salud (nacionales e internacionales), por ejemplo, se han logrado resultados espectaculares: incrementos en los niveles de servicio a clientes superiores al 10%, disminución de los costos de inventario en más de 40%, reducción de los tiempos de compra en más de 80% y aumentos de las ventas en más de un 6%, en promedio, en ambas industrias”, aseguró el Ejecutivo.
Respecto a los desafíos futuros en torno a la planificación de la demanda, los expertos coinciden en que las organizaciones deben cambiar el foco de contener sus costos, por el de agregar valor y en esta línea están todas las actividades relacionadas con la inversión y el desarrollo de sistemas de planificación o pronósticos de la demanda y las ventas; sistemas que se convertirán en diferenciadores y actividades estrategias para las organizaciones.
