Equivocarse muchas veces genera temor. Sin embargo, es siempre importante ver los errores como oportunidades. Es muy probable que una operación de las características de la cadena de suministro global pueda errar en algunos de los eslabones y es ahí donde resalta la capacidad del equipo para solucionar y revertir las situaciones.
“Errare humanum est” es una expresión en latín que significa literalmente: «Errar es humano». Se considera que es intrínseco a la naturaleza humana el equivocarse, por lo que hay que aceptar los errores, y aprender de ellos para evitar que se repitan.
Esta perspectiva frente al error es particularmente relevante en el contexto de la cadena de suministro, debido a la complejidad y la interdependencia de sus componentes. Aunque se implementen sistemas avanzados y se utilicen tecnologías de vanguardia, la realidad es que los errores seguirán ocurriendo, ya que la gestión de la cadena de suministro implica la participación de personas en múltiples niveles y funciones.
Al igual que en cualquier otra área empresarial, los errores pueden ocurrir en la cadena de suministro. A menudo, se tiende a asociar la logística con la precisión y la eficiencia, lo cual es cierto en muchos casos, pero no excluye la posibilidad de cometer errores. De hecho, entender y aceptar esta realidad es fundamental para mejorar constantemente los procesos logísticos y evitar que los errores se conviertan en problemas graves.
Una de las principales razones por las que los errores pueden ocurrir en logística es la complejidad inherente de las operaciones. Desde la gestión de inventario hasta la coordinación de rutas de transporte y la satisfacción del cliente, hay numerosos elementos que deben funcionar en armonía para lograr un rendimiento óptimo. Cualquier fallo en uno de estos componentes puede desencadenar una cadena de eventos que resulte en errores logísticos.
Los errores en supply chain no solo tienen implicaciones operativas, sino también financieras y de reputación. Los costos asociados con la corrección de errores, la pérdida de clientes debido a entregas tardías o incorrectas, y la necesidad de realizar reembolsos o compensaciones pueden afectar significativamente la rentabilidad de una empresa y su imagen en el mercado.
Sin embargo, es importante destacar que los errores en logística no son inevitables ni insuperables. Con un enfoque proactivo en la identificación y prevención de errores, así como en la implementación de medidas correctivas efectivas, las empresas pueden mejorar continuamente su desempeño logístico y minimizar los riesgos asociados con los errores. Esto incluye invertir en tecnología avanzada de gestión de inventarios, establecer procesos de comunicación claros y eficientes, y colaborar estrechamente con proveedores confiables y comprometidos con la calidad y la puntualidad.
Finalmente, la logística no está exenta de errores, pero reconocer esta realidad y tomar medidas para abordar de manera efectiva es esencial para el éxito a largo plazo de cualquier empresa que dependa de operaciones logísticas eficientes y confiables.
PARA TENER EN CUENTA
La complejidad de la cadena de suministro se ve exacerbada por factores externos impredecibles, como cambios en la demanda del mercado, fluctuaciones en los precios de los materiales, condiciones climáticas adversas, problemas geopolíticos, entre otros. Estos eventos pueden tener un impacto significativo en la capacidad de la cadena de suministro para operar sin problemas y cumplir con las expectativas de los clientes.
Es importante destacar que los errores no son necesariamente indicativos de incompetencia o negligencia por parte de las personas involucradas. Por el contrario, reflejan la complejidad y la naturaleza cambiante del entorno empresarial en el que operan.
Aceptar que «errar es humano» en la cadena de suministro implica reconocer que, a pesar de los mejores esfuerzos y controles, pueden surgir desafíos y contratiempos que requieren una respuesta ágil y efectiva.
En esta oportunidad, gracias a la colaboración de distintos ejecutivos y líderes de supply chain y logística se han definido cinco errores que pueden golpear la gestión de la cadena de suministro y que toda organización debe tener en cuenta.
1. LA DESCONEXIÓN DE LAS ÁREAS
Es difícil imaginar una cadena desconectada. La naturaleza propia de la actividad logística obliga a todas las áreas de la compañía a estar comprometidos y vinculados, pues el éxito de otro es también el éxito de uno; y también corre esa idea para los fracasos.
Por ejemplo, mientras un área Comercial empuja por compras en economías de escala, ventas sorpresas, promociones, estimaciones de ventas desacopladas con el área de supply chain, las probabilidades de generar sobre stock, quiebres de stock, sobre costos por urgencias, mermas, pérdidas de productos, contratación de personal extra, sobre turnos son altas.
Estas desconexión puede llevar a generar un problema que afecte el negocio completo. Con una mirada rápida, se puede ver que este error y los costos que esa deficiencia generó se originó por no realizar estimaciones de acuerdo a lo establecido por el área de supply chain.
La comunicación entre los distintos eslabones es una premisa para el éxito de las empresas y entender eso es vital. Es importante que las organizaciones fomenten la colaboración, la comunicación y la integración entre las diferentes áreas de la cadena de suministro. Esto puede lograrse mediante el uso de sistemas y tecnologías que permitan compartir información de manera eficiente, la alineación de objetivos y la promoción de una cultura de trabajo en equipo y colaboración entre departamentos.
2. ESTADO AS IS DE LA CADENA DE SUMINISTRO A GESTIONAR
Uno de los errores más comunes y quizás uno de los más básicos es aquel que se genera por la falta de conocimiento; y no nos referimos al formación académico o experiencia, sino aquel que tiene específicamente relación con conocer cómo está construida la cadena de suministro que se va a gestionar, impidiendo conocer plenamente cómo funciona la cadena.
El concepto “estado As Is” en la cadena de suministro se refiere a la evaluación y descripción detallada de cómo se encuentra actualmente la cadena de suministro de una organización en términos de procesos, estructuras, tecnologías, recursos humanos y flujos de información y productos. Este análisis es fundamental para identificar áreas de mejora y establecer un punto de partida claro para implementar cambios y establecer objetivos claros para la gestión.
Además, un correcto levantamiento de información permite elegir correctamente en dónde enfocar los esfuerzos y definir qué acciones se deben desarrollar (corto y mediano plazo). La falta de este proceso de observación y análisis impacta en la correcta toma de decisiones estratégicas, ya que las intuiciones y supuestos ganan espacio ante la falta de información real.
3. TENER UN PROCESO POBRE DE DEMAND PLANNING Y S&OP
Tener un proceso deficiente de Demand Planning (Planificación de la Demanda) y S&OP (Sales and Operations Planning) puede tener consecuencias significativas para una empresa en términos de eficiencia operativa, satisfacción del cliente, costos y competitividad.
Tener un proceso pobre en Demand Planning y S&OP puede resultar en sobre o subinventario, falta de precisión en pronósticos, ineficiencia en la asignación de recursos, problemas de coordinación, impacto en la calidad del servicio y costos adicionales, lo que afecta la competitividad y el éxito a largo plazo de la empresa. Es fundamental invertir en mejorar estos procesos para optimizar la gestión de la cadena de suministro y satisfacer las necesidades del mercado de manera efectiva.
En definitiva, el Supply Chain Manager debe mejorar el Accuracy de esos procesos, ya que serán el imput de todo diseño posterior.
4. PÉRDIDA DEL FOCO
Otro error común en la gestión de la cadena de suministro se genera cuando se destina tiempo, energía y recursos solo a la operación logística y distribución con la finalidad de dar un buen servicio, perdiendo la mirada de lo que se viene y sobre gastando para dar un servicio que pudiera estar presentando distorsiones o variaciones.
El Supply Chain debe poder vender y seducir a las demás áreas para trabajar colaborativamente en la cadena completa, y no solo la entrega de pedidos OTIF de los camiones.
Poner foco solo en una etapa de la cadena deja desprovisto todos los otros eslabones, generando una ruptura que afectará más temprano que tarde la calidad de servicio y golpeará la operación y la rentabilidad de la organización.
Para evitar este error, es crucial adoptar un enfoque holístico de la gestión de la cadena de suministro que equilibre la excelencia operativa con la visión estratégica a largo plazo. Esto implica dedicar tiempo y recursos tanto a la optimización de procesos y operaciones actuales como a la planificación estratégica, la innovación y la adaptabilidad para anticipar y responder a los desafíos y oportunidades futuros.
5. PLANES DE CONTINGENCIAS Y RESILIENCIA
Las cadenas de suministro deben ser capaces de adaptarse a cambios en la demanda, interrupciones en la cadena de suministro, fluctuaciones en los precios y otros factores externos. La falta de adaptabilidad y resiliencia puede resultar en retrasos en la entrega, pérdida de clientes y oportunidades de negocio, así como en costos adicionales para mitigar los impactos negativos.
Ante este panorama vertiginoso de los mercados estar preparado para enfrentar contingencias puede ser una solución, pero se ha transformado para muchos en uno de los principales errores. Saber leer el momento actual, conocer los movimientos de los mercados en los que se desenvuelven y diseñar planes de acción ante contingencias es vital para navegar en aguas turbulentas.
Pero, para poder diseñar dichas acciones es fundamental conocer los riesgos y contingencias sin subestimaciones. Las organizaciones a menudo desestiman los riesgos potenciales en la gestión de la cadena de suministro, como problemas con proveedores, cambios en la regulación, desastres naturales o crisis económicas. La falta de planes de contingencia sólidos y la preparación para enfrentar estos riesgos pueden llevar a consecuencias graves y costosas para la empresa.
En conclusión la clave para gestionar los errores en la cadena de suministro radica en la capacidad de anticipar, detectar y corregir problemas de manera proactiva. Esto implica implementar sistemas de monitoreo y alerta temprana para identificar posibles desviaciones en tiempo real, establecer mecanismos de comunicación eficientes para coordinar acciones correctivas entre los diferentes actores de la cadena, y adoptar un enfoque de mejora continua para aprender de los errores y fortalecer la resiliencia operativa.
En última instancia, comprender que hay errores en la cadena de suministro no significa aceptar la mediocridad o la falta de responsabilidad. Más bien, se trata de reconocer la complejidad inherente del proceso y trabajar de manera colaborativa y proactiva para minimizar los errores, optimizar la eficiencia y mejorar la satisfacción del cliente.
