En tiempos donde nos vemos invadidos por tecnología y complicadas (pero a veces necesarias) metodologías de procesos es fácil perder de vista las soluciones simples, soluciones que muchas veces tienen un costo muy bajo – lo que se agradece de sobre manera en estos difíciles tiempos, donde las inversiones y proyectos son tremendamente pensados– pero de un impacto muy grande tanto a nivel de procesos, ahorro de tiempo y costo, satisfacción del cliente, entre muchos otros beneficios.
Es importante considerar que la creatividad juega un rol fundamental para lograr estos beneficios; capacidad que puede ser trabajada desde muy pequeños y reforzada a lo largo de nuestros estudios, pero, sobre todo, se debe se deben dar los espacios y las instancias para poder ser creativos. A veces las soluciones pueden salir de una simple conversación con personas ajenas a un proceso, grupos de trabajo dentro de la misma área, benchmarking, etc.
En mi experiencia he tenido la suerte (o la necesidad) de poder aplicar la creatividad en distintos procesos, y en búsqueda de distintos objetivos.
REDUCCIÓN DE MERMAS
Hace muchos años, realizábamos la entrega en una cadenas de supermercados muy grande (entrega Crossdocking con bultos multisku) y en todas las entregas teníamos faltantes. Una vez que el equipo de recepción abría cada una de las cajas (sin la presencia de nuestro personal) nos informaban de varios faltantes al interior de los bultos.
El primer paso que realizamos fue revisar nuestro procedimiento interno; ahí nos aseguramos de que el faltante se provocaba al momento de la entrega. Con el origen identificado, comenzaron las iniciativas para eliminar dichos faltantes. Lo lógico era intentar que el cliente permitiera que nuestro personal estuviera presente en la apertura de los bultos, pero dado el tiempo que eso podía tardar (tiempo que efectivamente fue muy largo) se tuvo que buscar soluciones alternativas.
Se buscaron y pensaron muchas acciones, pero, finalmente, la solución fue más simple de lo que muchos imaginaron, ya que bastó pegar una etiqueta en la parte superior de cada bulto que decía: “Revisado por Juan Pérez” para eliminar la merma por completo.
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
En muchos establecimientos públicos del área de la salud (quizás en casi todos) el espacio para almacenar es muy reducido y los softwares de gestión de inventarios brillan por su ausencia, trabajando en la mayoría de los casos “a memoria”.
Una de las líneas de producto que distribuíamos tenía mucha variedad (medidas, tallas, por tipo de especialidad, etc.) y, lamentablemente, todas estas variedades se almacenaban en el mismo tamaño de caja y con una etiqueta blanca que en texto muy pequeño indicaba su contenido. Obviamente esto no ayudaba en nada a quienes estaban a cargo del almacenamiento de estos bultos y sufrían cada vez que tenían que buscar un sku en particular.
Como forma de ayudar al cliente a solucionar su problema, pasaron ideas como: buscarles socios logísticos cercanos que les prestaran el servicio de almacenamiento de nuestros productos, que implementaran softwares de manejo de stock, adquirir estantería metálica, etc. En realidad, todas eran soluciones lógicas que no podían ser implementadas por estos establecimientos.
Sin embargo, bastó una visita al cliente para poner a trabajar la creatividad y dar con una solución que en parte alivianaría sus dolores de cabeza: cambiar la etiqueta blanca por etiquetas de colores en función del tipo de producto y agregar en la etiqueta una letra (sólo una letra, no texto) que ayudará a identificar más específicamente un atributo del producto.
El costo del cambio fue mínimo, ya que se reemplazó la etiqueta blanca por una de color (del mismo tamaño) y se reorganizó el texto. Con esto, el encargado de la bodega sólo al mirar el bulto de lejos podía identificar el producto que buscaba.
Finalmente el proveedor de este producto (Europeo) incluyó en su rotulado de origen las etiquetas de colores y aplicó esta solución a todos sus clientes. Las soluciones no siempre deben ser complejas y costosas, hay que darse el tiempo y la oportunidad de buscarlas. Las soluciones muchas veces están más cerca de lo que se piensas.
Por Juan Cristóbal Torrealba, Ingeniero Civil Industrial, Universidad Federico Santa María.
