Estudios realizados por Fernando Junca afirman que acciones como el embalaje y las impresiones en las empresas requieren de la deforestación de 15 millones de árboles y entre 10.000 y 20.000 litros de agua al año. Digitalizar la gestión de documentos según estudio de McKinsey & Company permite reducir costos administrativos hasta en un 25%.
De acuerdo a cifras de la última Encuesta Nacional de Logística el 59.9 % de las empresas de transporte en el país implementan acciones de Logística Verde, sin embargo, la utilización de papel en operaciones como: órdenes de compra, guías de despacho, comprobantes de entrega, siguen siendo parte fundamental de las operaciones para la industria, lo que representaría un retroceso en las acciones que promueven el cuidado al medio ambiente por parte de la industria logística.
Según el investigador Fernando Junca, actividades como el embalaje de productos y las impresiones, ocupan los primeros puestos en el uso de papel en las empresas, para lo que se requieren la deforestación de 15 millones de árboles y entre 10.000 y 20.000 litros de agua al año; lo que ha llevado a las compañías a buscar en la tecnología soluciones como la digitalización de la gestión documental que de acuerdo con un estudio de McKinsey & Company, permite reducir costos administrativos hasta en un 25% y mejorar la eficiencia operativa hasta en un 30%.
S&P Global, asegura que el 40% de las empresas de logística y transporte consideran que la utilización de la nube tiene un mayor impacto para la transformación digital del sector; ‘‘Hoy, las empresas líderes en el sector han dado el salto del papel a la nube, implementando sistemas de gestión documental digital en logística. Esta transformación no solo reduce costos, sino que también aporta eficiencia, transparencia y trazabilidad en todas las etapas de la cadena de suministro’’ explica Juan Angel, Country Manager de Drivin en Colombia.
Esta es una de las soluciones que ofrece Drivin a las empresas, un software de gestión de transporte (TMS) que ayuda a planificar, monitorear y analizar rutas de despacho y también permite almacenar, organizar y consultar todos los documentos de las operaciones logísticas en la nube, haciéndolos accesibles en tiempo real, lo que genera un ahorro en tiempo del personal, para encontrarlas, materiales de oficina e incluso un espacio físico donde almacenarlas, afirma Angel.
El problema de seguir trabajando en papel
La operación logística tradicional comprende diferentes procesos que la digitalización ha logrado transformar beneficiando la eficiencia, la trazabilidad y aportando a la logística verde, por lo que seguir operando con documentación física implica enfrentar varios dolores como:
Retrasos en validaciones: la información no fluye en tiempo real.
- Errores humanos: registros manuales duplicados o incompletos.
- Falta de visibilidad: no se puede auditar de forma ágil.
- Altos costos ocultos: impresión, transporte y almacenamiento de documentos.
- Riesgo legal: pérdida de papeles críticos en caso de reclamos o fiscalizaciones.
Ante estos dolores el Country Manager, explica que, un TMS permite centralizar la documentación en un solo sistema, conectando información de: órdenes de transporte, facturas y comprobantes, pruebas de entrega (con firma digital o fotografía) certificados de calidad o permisos sanitarios, licencias de conducir o revisiones de los vehículos, reportes de auditoría y cumplimiento; de esta manera, lo que antes se archivaba en carpetas físicas ahora podría estar disponible con un clic y sin riesgo de extravío.
La digitalización del sector logístico en Colombia es una realidad que avanza a pasos agigantados, según Gartner un 38 % de las empresas están optimizando la tecnología de su cadena de suministro, con especial atención en optimizar los procesos integrales, por lo que implementar un sistema de gestión documental digital permite a las compañías mejorar su productividad, reducir costos, cumplir regulaciones y asegurar trazabilidad total, en un mundo donde la logística debe ser rápida, confiable y sostenible.