Cuando el financiamiento es restringido y los márgenes acotados, mantener a raya los costos es clave para la sostenibilidad del negocio. Por eso, gestionar, medir, controlar y planificar son acciones tan importantes para la cadena de suministro.
La segunda semana de octubre el Banco Central de Chile publicó los resultados de la “Encuesta de Créditos Bancarios”, correspondiente al tercer trimestre del año. El sondeo reveló que la oferta de crédito a grandes empresas y pymes continúan estrechas.
“La fracción de entidades que reporta estándares de otorgamiento de crédito más exigentes para las grandes empresas y pymes es similar a la del trimestre anterior (46%), destacando el hecho que, para grandes empresas, ningún banco señaló alguna flexibilización”, informó el organismo.
Pero, también hay otros factores que impactan a la cadena de abastecimiento. “Las variables como el dólar, los impuestos y la energía son muy relevantes, pero están fuera del control de los operadores logísticos. Entonces, para enfrentar un escenario de altos costos la mejor alternativa es mejorar la gestión de la cadena de suministro”, comenta Marco Batarce, académico de la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad San Sebastián.
Según la especialista tributaria Claudia Valdés Muñoz, gerente general de Best Business Solutions Consulting (BBSC), la gestión logística resulta desafiante para las operaciones de cualquier empresa, pues cada uno de los elementos involucrados en el flujo logístico genera un costo que es necesario controlar para mantener la competitividad empresarial. “Entender que todo el proceso genera costos es fundamental”, afirma.
En este contexto, Nicolás Starck, académico de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Finis Terrae, detalla que los costos logísticos asociados a un producto constituyen la suma de costos ocultos que se producen por la serie de actividades o etapas -como almacenaje o transporte- desde que el producto sale desde el productor hasta que llega al consumidor final. “Los costos logísticos están representados por la suma de todos los costos que se producen en la cadena de valor”, recalca.
Por ejemplo, cuando en Costa Rica se producen plátanos que se venden a Chile, deben empaquetarse en cajas que se transportan en buque y que cruzan muchas veces el Canal de Panamá. Luego, llegan hasta un frigorífico que los almacena en las bodegas de un vendedor mayorista que, a su vez, las vende a un minorista, que termina ofreciéndolos a una cadena de supermercados o a revendedores, hasta llegar a nosotros los consumidores. “Todos los costos de aprovisionamiento, almacenaje y transporte que se han ido produciendo son logísticos”, explica el profesor Starck.
Según el académico,los costos logísticos operacionales son aquellos que se relacionan con las facilidades logísticas. “Un ejemplo pueden ser almacenes, mercados, centros de distribución, etc. También existen costos logísticos de transporte (o de acarreo), que son los relacionados con el movimiento de las mercaderías. Un movimiento que va desde su origen hasta los respectivos destinos. En la mayoría de los casos, el costo de transporte es el componente más importante del costo logístico”, argumenta el académico de la Universidad Finis Terrae.
Otro factor determinante de los costos logísticos es el tamaño o la rotación del inventario. “Una buena política de inventarios toma en cuenta, entre otras cosas, la incertidumbre de demanda y del aprovisionamiento, la calidad del servicio (fidelización de clientes) y los costos”, añade el profesor Marcos Batarce de la Universidad San Sebastián.
Entre las causas que incrementan los costos logísticos, se encuentran los “malos diseños” del sistema de reparto, la baja productividad de los trabajadores de la cadena de valor y la ineficiencia en el transporte. Esto último incluye la falta de seguimiento de las pautas de mantención de vehículos, según Nicolás Starck, quien añade que al producirse una falla en este ámbito, los productos se atrasan en su despacho o las empresas deben acudir a sistemas alternativos.
Cómo controlar mejor
Para medir los costos logísticos existen diversos indicadores, que permiten definir los objetivos e impactos del proceso logístico. “Se trata de medidas que nos permiten identificar desviaciones, así como cumplimiento de las metas planteadas”, explica el profesor de la Universidad Finis Terrae, Nicolás Starck.
En este contexto, para minimizar los costos, las herramientas de control de gestión y una rigurosa automatización de procesos pueden ser sumamente útiles, ya que contribuyen al monitoreo de cada etapa del proceso logístico. “El plan de cuentas se debe ajustar al proceso contable, para que sea posible entregar a la autoridad fiscal los reportes del costeo, en tanto lo requiera en procesos de fiscalización”, explica la gerente general de BBSC, Claudia Valdés.
De ahí el beneficio que representa entender de “costeos por absorción”, ya que, el proceso -de servicio o de producto- va agregando costos que llegan a la contabilidad a través de las facturas y reconocimiento de gastos, especialmente de mano de obra.
“Los sistemas contables avanzados tienen incorporadas inteligencias de costeo por absorción, las que si no se comprenden bien, pueden implicar errores contables difíciles de explicar. Y que, por cierto, causan diferencias en los resultados de los costeos de los procesos, respecto de lo que se presenta en los estados de resultados”, detalla la gerente general de BBSC.
El manejo de la obsolescencia y la merma también son factores críticos para el control. “Muchas veces las configuraciones de sistemas suponen mermas y obsolescencias estimadas, que se deben comparar periódicamente con las efectivas. Finalmente, agregar el efecto del precio promedio ponderado versus ‘el primero que entra, el primero que sale’, necesario en algunas industrias, donde, además, tenemos productos cuya naturaleza tiene asociada una vida útil limitada, como sucede en la industria farmacológica o en la de alimentos”, indica Claudia Valdés.
En suma, la planificación y control de los costos en logística no sólo pasan por las definiciones del proceso, sino también por los sistemas de control, los sistemas contables y el sistema de costeo, explica la especialista tributaria. Todo debe estar preparado para responder con información fidedigna, tal como la autoridad fiscal lo exige.
Tecnología y gestión
El uso de tecnología para la automatización de procesos es fundamental para el control de los costos logísticos, en opinión de Cristián Montero, socio director de Adactiva. “Pero, también es relevante hacer los estudios de flujo ideales de la empresa, que tienen que compararse con los reales para poder hacer las correciones de las desviaciones que se estén dando”, indica el especialista tributario.
Según Marco Batarce, académico de la Facultad de Economía y Negocios de la Universidad San Sebastián, herramientas de gestión de almacenes y técnicas como el cross-docking aportan al trabajo relacionado con la mercancía en inventario y la recolección en la bodega cuando se prepara un pedido. En tanto, el uso de RFID es útil para el seguimiento de mercancías. “Otra forma de reducir o controlar los costos es el uso de tecnología para la gestión”, comenta.
En este sentido, la distribución puede ser mejorada con el uso de sistemas de ruteo y control de inventarios que ofrecen información en línea. “Generalmente, las grandes empresas y operadores logísticos cuentan con recursos humanos y tecnológicos especializados que pueden utilizar herramientas avanzadas para la gestión de la cadena de suministro. Sin embargo, para las pequeñas y medianas empresas existe margen por explotar en gestión logística”, dice Batarce.
Igualmente, Rafael Martínez, docente de la carrera Técnico de Nivel Superior en Logística del Centro de Formación Técnica de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso (PUCV), pone énfasis en el valor de la tecnología como herramienta de apoyo en la reacción rápida y eficiente. Abaratar costos, agilizar procesos, controlar calidad y reducir los riesgos son algunas de las ventajas que ofrece, lo cual, mantiene una estrecha relación con la competitividad.
“Con la irrupción de las ventas online y su constante crecimiento, las empresas han tenido que poner atención en toda la cadena de suministro, donde los procesos logísticos de almacenamiento, inventario y distribución se han visto sobreexigidos frente a la demanda de los clientes. Con la digitalización de datos y actividades, se ha logrado reducir los tiempos y los costos, aportando beneficios a la empresa y a los clientes”, explica el docente.
Asimismo, la retroalimentación que obtienen las empresas de los consumidores favorece la eficiencia, lo cual permite controlar mejor los costos logísticos. “La conectividad ha permitido llegar a todos lados, la masificación de los equipos móviles, las redes sociales, el big data, la inteligencia artificial y software especializados han mejorado los procesos”, dice el profesor Rafael Martínez.
Por supuesto, toda actividad -sea pública, privada o de servicio de producción- requiere de procesos logísticos que ayuden a optimizar recursos y cumplir con las exigencias de los clientes. En este aspecto, 5G promete revolucionar la logística de última milla. “Para la gestión de inventarios y almacenes, la alta velocidad y la baja latencia del 5G, así como la computación móvil de borde, pueden permitir una visibilidad más rápida de punta a punta en la cadena de suministro, reduciendo así el tiempo para resolver las interrupciones”, sostiene Jose Ignacio Díaz, analista senior de telecomunicaciones para IDC Chile.
Finalmente, para mantenerse en las pistas, sin que los costos se salgan de control, Cristián Montero, socio director de Adactiva, aconseja establecer necesidades máximas y mínimas de inventario y considerar una buena relación con los proveedores críticos. “En cuanto a las recomendaciones contables, financieras y tributarias, conviene considerar la contratación de auditores externos que permitan obtener una opinión independiente de los procesos y de la situación financiera”, concluye el contador auditor.