Cuando se trata de optimizar los procesos al interior del Centro de Distribución existen diversas estrategias que se pueden poner en práctica. No obstante, en la actualidad se encuentra en auge la denominada Gestión de Ubicación Caótica de mercaderías que tiene como punto focal el uso de software para la administración de los inventarios y otras herramientas tecnológicas; y a la prestigiosa empresa Amazon como su principal exponente. A continuación, abordaremos las claves de esta estrategia de gestión, los requisitos para su implementación y otros factores de interés.
Ya sea propio o en arriendo, el Centro de Distribución (CD) alberga algunos de los procesos de mayor relevancia del sistema logístico: el almacenamiento, la gestión y el despacho de los productos que una compañía comercializará; de ahí que la optimización de los procesos que se desarrollan al interior de estos recintos sea un factor clave y prioritario para las empresas, no sólo porque repercuten en el desempeño general de su cadena de suministro, sino también, porque implican la inversión de importantes volúmenes de recursos financieros de las empresas.
Cabe preguntarse entonces, ¿cómo optimizar los procesos operativos del CD? Para dar respuesta a la interrogante expuesta es necesario considerar múltiples factores, siendo uno de los más importantes: las características intrínsecas del negocio y las necesidades específicas de la empresa. Así también, resulta relevante considerar factores como: el tipo de mercaderías que se almacenarán, los volúmenes de productos que se moverán, considerando las proyecciones de la demanda, los canales de venta que desplegarán las compañías, por sólo mencionar algunas. A partir del análisis de estos y otros factores, podremos ser capaces de optar por una estrategia o modelo de gestión operativa que permita optimizar los procesos al interior del CD, logrando con ello: la reducción de los tiempos de almacenamiento; aumentar la productividad de los operarios, reducir el número de movimientos y maximizar el espacio disponible, optimizando el stock, entre otros aspectos.
A nivel operativo, en tanto, establecer el criterio que se utilizará para ubicar los productos al interior del CD es uno de los factores que determinará la forma en que se trabajará al interior de este, el tipo de equipamiento que se requerirá y la capacidad efectiva de la instalación. En este contexto, existen tres reconocidas estrategias para la gestión de ubicación de las mercaderías, denominadas: Fija, Mixta y Caótica. En este artículo, abordaremos en detalle cómo funciona la denominada: Gestión de almacenamiento Caótico, ahondando en las características y ventajas que este sistema aporta, haciendo hincapié en aquellas operaciones que son susceptibles de adoptar este tipo de estrategia.
El ORDEN DEL DESORDEN
A pesar de su denominación, la gestión de ubicaciones caótica -también llamada Libre o Aleatoria- es una estrategia altamente organizada que se rige por un orden estricto, normalmente basada en la rotación de existencias más conocida como: Clasificación de Productos A-B-C. Así, la categoría A reúne a aquellas mercaderías de mayor rotación, mientras que la categoría C reúne a aquellos productos de menor salida. Cabe destacar que al factor rotación, como parámetro para el almacenamiento aleatorio de las mercaderías en el CD, se suman otros aspectos como: el tamaño, la caducidad de los productos y, por cierto, la disponibilidad de espacio.
Según datos de la industria, la clasificación A-B-C (la más representativa de la gestión caótica) el grupo A representaría cerca del 60% de los movimientos de las mercancías del CD; la categoría B, aproximadamente el 30% del inventario en movimiento, mientras que el grupo C representaría en promedio el 10 % de las mercaderías en rotación. Cabe destacar que el espacio de almacenaje se distribuye reservando para el grupo A la zona más cercana a las plataformas de montaje de los pedidos. Esto permite reducir de manera considerable el espacio que debe recorrer el operario para recoger los productos de venta habitual.
Siempre en torno a este tipo de estrategia, cabe destacar que para que un CD funcione bajo este modelo es imprescindible que cuente con un sistema de gestión de almacenes que ejecute esta función. El propio software será el que, nutriéndose de los datos del stock almacenado, especifique dónde debe ir el producto, descargando esta tarea a los operarios. Así, en lo específico, una vez que las mercaderías ingresan al CD, el software asignará un lugar para su almacenamiento en función de los espacios que hay disponibles en ese preciso momento. Paralelamente, cada mercancía será etiquetada con un código único, otorgado por el sistema; código que queda registrado con distintas características asociadas, entre ellas: la ubicación desde donde será ‘pickeado’ para su posterior despacho.
LAS VENTAJAS DEL CAOS
A partir de la implantación de este modelo, cuyo principal exponente a nivel mundial es el gigante del comercio electrónico mundial, Amazon, se dio una suerte de revolución en torno a cómo operaban las organizaciones al interior de sus Centros de Distribución, sobre todo aquellas que han desarrollado el canal online.
Lo cierto es que hoy, el sistema de gestión caótica gana adeptos. De hecho, en la actualidad, son muchas las instalaciones que siguen este criterio de ubicaciones, debido a las múltiples ventajas que presenta. En este contexto, entre los beneficios que se desprenden de la puesta en marcha de este tipo de estrategia se cuentan:
La optimización del espacio de almacenaje disponible: No desperdiciar ningún espacio es la premisa principal que rige a esta modalidad operativa. Así, al interior de los Centros de Distribución de operación caótica se maximiza la capacidad de almacenaje efectiva (capacidad física) en índices que superan el 90%.
Cabe destacar que, en términos de optimización del espacio, este tipo de estrategia brinda mayor flexibilidad al proceso de almacenamiento. Al asignar las ubicaciones de forma flexible, disminuye el riesgo de saturación de ciertas zonas y se aprovecha los espacios libres con mayor eficacia. Al mismo tiempo, en el caso de que se produzcan cambios en el tipo de stock almacenado, la instalación es capaz de adaptarse sin sufrir grandes variaciones operativas, este factor resulta altamente atractivo para los operadores Logísticos que administran una amplia diversidad de productos, de distintos clientes.
Siempre en torno a la optimización del espacio, otro factor ventajoso de este tipo de modelo es la posibilidad de poder reducir costos a nivel de inversión en m2. Por regla general, el almacenamiento logístico es uno de los ítems de mayor inversión por parte de las empresas. En tanto, según datos de la industria, se calcula que con el modelo caótico se necesita entre un 20% y un 30% menos de espacio que con la misma mercancía organizada de manera tradicional. Esto supone una reducción importante de los costos si, por ejemplo, una empresa arrienda bodegas o Centros de Distribución.
Incrementa los niveles de productividad y precisión. Si consideramos que la capacitación de los operarios es uno de los factores de mayor relevancia a nivel operativo al interior de un CD, el sistema de almacenamiento caótico resulta altamente valorado, dado que bajo este modelo los operarios no necesitan dedicar tiempo a la organización de ubicaciones o aprender la distribución del CD, simplemente deben conocer la ubicación de los pasillos.
Lo expuesto se debe a que las decisiones relacionadas con la gestión de las ubicaciones de las mercaderías las toma el sistema informático, encargado de asignar las posiciones de los productos en función de los parámetros elegidos. Consecuentemente, es el sistema de gestión el que traza las rutas de picking en función de las ubicaciones, optimizando los desplazamientos con lo cual se optimiza el proceso de selección y colocación de la mercancía.
Todo lo anterior hace posible que los nuevos operarios contratados a tiempo completo o de forma temporal se impregnen rápidamente de la operativa del recinto, en plazos eficientes, con altos niveles de productividad.
Siempre en torno al desempeño del recurso humano, hay quienes han visto en la disposición ‘caótica’ de los productos una ventaja a nivel operativo, dado que los operarios manifiestan menores niveles de error -durante el proceso de preparación de pedidos- por conceptos como: color o tamaño de los productos. En este sentido, según los analistas, en una configuración de almacenamiento tradicional (fija), generalmente, los productos muy similares se encuentran en la misma zona, lo que podría generar confusión al momento del picking. Por el contrario, en un esquema caótico, en una misma zona el operario puede pickear productos de distinta denominación, tamaño, color, etc., lo que genera mayor atención y menor posibilidad de confusión a nivel visual. Por cierto, dicha precisión se puede reforzar añadiendo tecnologías de asistencia al picking como el pick-to-light.
DE LOS REQUISITOS…
Ahora bien, para adoptar un sistema de almacén caótico, es necesario que las empresas cumplan ciertos requisitos y tengan en cuenta ciertas consideraciones.
En lo especifico, y como se ha mencionado en las líneas precedentes, este modelo operativo requiere el uso de un Sistema de Gestión de Almacenes o WMS, dado que la gestión del inventario debe estar informatizada y completamente integrada con el ERP de la empresa para controlar los niveles de stock.
Por cierto, los sistemas de almacenaje deben ser lo suficientemente adaptables para albergar la mayoría de las cargas. Antes hemos mencionado esta flexibilidad como una ventaja, pero también funciona como requisito. Ahora bien, a pesar de las ventajas del almacenaje desordenado o caótico, existen algunas excepciones en las que no se puede aplicar este sistema. Ejemplo de ello son las mercancías que necesitan condiciones específicas para su almacenamiento, por ejemplo, las mercancías refrigeradas, congeladas o del área farmacéutica. En esta clasificación también encontramos a las mercaderías de alto volumen que requieren sistemas de almacenamiento específicos para su resguardo.
En cualquier caso, resulta relevante comentar que el sistema de almacenamiento caótico puede derivar hacia un sistema mixto, siguiendo parámetros específicos. De hecho, existen organizaciones que organizan sus mercaderías, combinando criterios de gestión de ubicaciones (Fijo / Libre). De esta forma, aquellos productos con mayor rotación se encuentran en una zona fija (suele estar cerca de los muelles de carga) y, el resto, se asignan de manera libre o aleatoria.
A partir de lo expuesto, aquellas empresas interesadas en implementar este tipo de estrategia deben considerar las claves expuestas, sobre todo aquellas compañías que integran en su inventario una amplia diversidad de ítems, con niveles altos de rotación, con la ánimos de consolidar un esquema de almacenamiento eficiente, que les permita cumplir con las promesas realizadas a los clientes y a los consumidores finales.
