Pero ¿cuál es el pensamiento más común acerca del objetivo de esta área? Hay varias alternativas, pero las más repetidas son: que debe pelear los precios, que debe estrujar a los proveedores, que debe tratar de imponer las mejores condiciones de pago. Posiblemente estas visiones son un poco exageradas, pero ninguna de ellas incluye la mirada que tienen que ver con la labor estratégica que la función de Compras desarrolla de manera silenciosa y que influyen de manera insospechada en las utilidades de una compañía.
En circunstancias económicas como las actuales, en las que muchas empresas están decidiendo su continuidad operacional, una buena sugerencia es dar una mirada a todas las compras que realizan en interno y revisar si se pueden generar ahorros one shot (solo una vez), o bien generar ahorros sistemáticos. En cualquiera de los dos escenarios es clave cultivar y mantener buenas relaciones con los proveedores. Un trato transparente, honesto y abierto con los proveedores puede incluso generar posibilidades de ahorro inexploradas.
Cada vez que surge un requerimiento de un área, se abre un abanico inmenso de posibilidades para que el Comprador explore. Generalmente la información de base es insuficiente, muchas veces imprecisa y confusa. Si este es el punto de partida para una compra, ¿podemos esperar que el resultado sea exitoso? Posiblemente no, entonces ¿cuál podría ser el camino por seguir?
Un modelo simple para seguir es el Proceso de gestión de las Adquisiciones adaptado del PMBOK:
a.- Definición de la necesidad: definir el alcance de la compra, especificar qué se quiere lograr. Normalmente las compras en las organizaciones fallan porque no se logra transmitir de manera adecuada el objetivo final. También ayuda a elevar el involucramiento y compromiso de parte del comprador.
b.- Planificar la compra: documentar y dejar por escrito todo lo relacionado a la compra, si se contrata o se fabrica, si se realizarán bases técnicas y/o administrativas, qué criterios de selección de proveedor se usarán, si se realizará un llamado a licitación. Esbozar una carta Gantt que ayude a visibilizar los plazos. Definir claramente los riesgos de la compra y las partes interesadas. Definir responsables, contrapartes técnicas e identificar a los proveedores potenciales.
c.- Ejecutar la compra: Generar el llamado a licitación o acercamiento a los proveedores potenciales. Recibir las ofertas, analizarlas en virtud de la necesidad y objetivos. Evaluar técnicamente las ofertas. Seleccionar a los proveedores finalistas y adjudicar la compra mediante algún medio formal o contrato.
Una herramienta muy simple para analizar las ofertas es el Triángulo de las restricciones, que permite al Comprador formarse una idea rápida de las condiciones enviadas por cada proveedor. Si el alcance se modifica, tendrá impactos en el costo de la oferta y en el plazo de la ejecución. Por ejemplo, si el proveedor ofrece realizar las entregas en menos tiempo que el resto de los oferentes, posiblemente el alcance no sea el mismo que el solicitado y el costo aumentaría.
d.- Controlar las compras: Monitorear el cumplimiento de los plazos y los costos mediante diferentes herramientas. La rigurosidad en este aspecto permitirá al proveedor extremar los cuidados en caso de desviaciones. Si existieran diferencias en los costos deben quedar por escrito y debidamente documentadas, para una vez finalizado el proceso se proceda al pago si correspondiera.
e.- Evaluar: Cerrar el ciclo de la compra hasta el pago. Revisar que los estados de cuenta reflejen lo efectivamente realizado por el proveedor. Generar una reunión o revisión de cierre de la compra con los responsables definidos, el plazo, costo y alcance.
Naturalmente no todas las compras requieren del desarrollo de un plan tan minucioso. Pero hay ciertos requerimientos que pueden ser transversales en la organización, o que utilizarán muchos recursos económicos, o bien que tendrán impactos ambientales, sociales, incluso políticos, elementos que son más bien cualitativos, pero de igual importancia que el aspecto económico.
Sin duda, son una gran cantidad de tareas que requieren de tiempo y dedicación para asegurar su éxito. De ahí que es importante que el Comprador cuente con las herramientas y apoyo dentro de la organización para llevarlas a cabo. Resulta vital lograr el apoyo de miembros de la alta dirección que permitan al área de Compras tomar decisiones rápidas que no comprometan el éxito de la tarea.
Por: Cecilia Inostroza, Gerente de Logística y Operaciones Legrand Chile.
Es común que bajo el paraguas de la Logística o Supply Chain se ampare la labor de Compras, un aliado clave para dar vida a la cadena de suministro.
