El advenimiento de la era digital ha generado no poco impacto en la actividad económico- empresarial, incidiendo en la manera de ser de las organizaciones, generando cambios en la oferta de productos y servicios, en la cadena de valor, la forma de relacionarse proveedores y clientes, en el marketing en general y en los modelos de negocio.
Del mismo modo, las nuevas tecnologías informáticas, a disposición de los gerentes de las organizaciones, se constituyen, o deberían constituirse, en herramientas que brindan grandes posibilidades para mejorar la eficiencia, si se las sabe aprovechar. El hecho es que en el accionar de una empresa se genera gran cantidad de información, pero no siempre ese volumen de datos se traduce en un conocimiento que sea útil al negocio.
Cuando esto sí ocurre, es decir, cuando la empresa no solo tiene los datos, sino que los comprende desde dentro, desde lo que hace, esto es, sus propios procesos, y los interpreta, sabe qué hacer con dicha información, la excelencia operativa se hace presente, convirtiéndose en una organización que sabe lo que hace, marcando el paso a las otras y liderizando el mercado. Para tales fines existe una herramienta poderosa: process mining.
Qué es process mining
La minería de procesos o process mining puede definirse como una herramienta o un conjunto de técnicas, diseñadas y formuladas a los fines de extraer los datos de los archivos de registro de las actividades de la organización, analizarlos de acuerdo con lo que se requiera y transformarlo en un conocimiento que sea útil a los fines de la optimización de los procesos dentro de la organización. Básicamente, en esta herramienta se toma como base algoritmos específicos, aplicándolos a los archivos de registro y a las variables a estudiar, permitiendo identificar tendencias y patrones en el comportamiento.
Si bien los datos en su forma pura siempre están allí, disponible en los sistemas de información de una organización, la minería de procesos permite depurarlos, extraer su esencia, decantarlos, estableciendo relaciones contextuales y presentándolos en forma gráfica, para facilitar la toma de decisiones. Si bien la minería de procesos se basa en hechos (datos de eventos, comportamiento observado), esto se puede cotejar también con modelos de procesos, gracias a lo cual es posible detectar o predecir desviaciones. El process mining, por tanto, permite analizar los procesos, diagnosticar problemas y descubrir dónde hay que mejorar o qué hay que transformar, para incrementar la eficiencia.
Dentro del process mining, según las necesidades de la organización en cuanto a información, se pueden observar:
- El flujo: con el process mining centrado en el control de flujo se busca representar una secuencia de las actividades dentro de un proceso que tiene lugar en la organización.
- El modelo organizativo: aquí la atención se centra en la forma en que las personas, procesos y sistemas se relacionan entre sí. Este tipo de análisis arroja como resultado un mapa social o de funcionamiento del modelo organizativo.
- El tiempo: se estudia el tiempo, frecuencia y duración de los eventos,
Tipos de process mining
Se diferencian tres tipos de minería de procesos:
- Descubrimiento (Discovery): en este se toman los registros de eventos y se induce un modelo de análisis de proceso, sin utilizar ninguna forma a priori, es decir, todo se hace mediante la aplicación de algoritmos propios de process mining, solamente.
- Conformidad (Conformance): a diferencia del anterior, se toman modelos ya existentes, los cuales se comparan con los datos de los registros de eventos (procesos ideales y predefinidos en BPMN); a partir de esto, se identifican coincidencias o diferencias resultantes, con el fin de diagnosticar las desviaciones entre el modelo de proceso de negocio derivado y los procesos ideales. A su vez, las técnicas de process mining del tipo Conformance permiten validar modelos de procesos que estamos usando. En este sentido, se puede comparar los datos de los registro de eventos con el modelo, permitiendo determinar si hay desviaciones, para comprobar la eficiencia de dicho modelo.
- Mejoramiento (Extension/Enhancement): en esta modalidad, el process mining se aplica a los fines de mejorar o adaptar los modelos de proceso, en función de los datos que se obtienen del análisis. El resultado de este tipo de minería de procesos puede ser tanto la optimización de un modelo en operación como un modelo totalmente nuevo mejorado.
Pasos de process mining
Existen varias propuestas con respecto a los pasos o momentos del process mining. Aguirre, en su libro “Minería de Procesos: Fundamentos y Metodología de Aplicación”, sugiere una metodología de aplicación de la minería de procesos que consta de cuatro etapas:
1. Definición del proyecto: describir el problema para el cual se desea analizar los datos, determinar el alcance del process mining, entre otros.
2. Preparación de los datos relevantes: localizar y seleccionar las fuentes, extraer los datos, analizar la calidad o pertinencia de los mismos, depurarlos, prepararlos para el análisis y/o transformarlos, si tal fuera el caso.
3. Análisis de procesos: descubrir el modo de funcionamiento real del proceso (más allá del modelo que exista o se use), analizar el desempeño, analizar los hallazgos, identificar causas de problemas.
4. Rediseño de procesos: evaluar alternativas para mejorar la eficiencia, determinar cuál es la más adecuada para alcanzar la excelencia operacional, entre otros.
Por su parte, el IEEE (Instituto de Ingeniería Eléctrica y Electrónica, de la Universidad Tecnológica de Eindhoven, Holanda) ha desarrollado un modelo para la aplicación de process mining que se divide en cinco fases:
1. Planificación: determinar objetivos del process mining, qué proceso se va a estudiar, eventos importantes, indicadores relevantes, cómo se pueden obtener los datos
2. Extracción de datos relevantes de los sistemas de disponibles
3. Creación de un modelo de flujo de control, el cual se relaciona con los archivos de registro.
4. Creación de un modelo integrado de excelencia operacional.
5. Apoyo operativo para optimización de los procesos.
Qué te da process mining a ti y a tu empresa
-La mayor ventaja del process mining es su alto grado de automatización, permitiendo realizar las tareas de manera relativamente precisa y rápida; esto es fundamental cuando hay grandes volúmenes de datos.
-La información que se obtiene se basa en eventos reales, por lo tanto, los métodos empleados en el process mining son un reflejo fiel de lo que ocurre.
-Con el process mining se presenta la información analizada, de una manera visual, fácilmente comprensible, para facilitar la toma de decisiones.
-Gracias a los algoritmos de la minería de procesos, es posible analizar eventos complejos y extraer conclusiones, con respeto a las formas de mejorar y hacer más eficiente el negocio.
-Mejora de la excelencia operacional, gracias a la optimización de los procesos
-Descubrimiento de modelos de procesos basados en la propia actividad de la organización
-Evaluación de la funcionalidad de modelos que están operando
-Mejora de los modelos de proceso existentes.
-Identificación de fallas en los procesos
-Determinación de indicadores claves de rendimiento
-Análisis predictivo, descriptivo y prescriptivo
-Se pueden probar y analizar escenarios posibles, tomando los datos reales.
-Depuración de datos.
Como puede verse, son muchas las ventajas del process mining para el análisis de los datos. Por ello, como indica José Miguel Bórquez, fundador de Bork, process mining es, hoy día, una necesidad insoslayable para cualquier organización que desee optimizar sus procesos.
Ahora bien, tomando en consideración el volumen de trabajo de la organización y la cantidad de datos que se pueden generar, y que no siempre se cuenta con las herramientas para el análisis y comprensión de de los datos, existen proveedores de Process Mining, como es el caso de Bork, que ofrecen soluciones para facilitar la sistematización de la información y el descubrimiento de ese conocimiento que está allí, oculto, en los datos de los registros de eventos, que los sistemas de la empresa almacenan, con miras a alcanzar la excelencia operacional.